Freedom Nieruchomości

O kliencie

Freedom Nieruchomości to sieć biur pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, która działa na rynku od 2010 roku. Od 8 lat firma buduje także szeroką sieć biur franczyzowych. Obecnie w całej Polsce funkcjonują 63 oddziały, zatrudniające w sumie ponad 500 specjalistów. 

Oddziały firmy zlokalizowane są w całym kraju, a agenci pracują w różnych lokalizacjach, dlatego tak ważna jest niezawodność działania chmurowych narzędzi. Dobrze dobrane i poprawnie skonfigurowane rozwiązania umożliwiają nie tylko pozostawanie w szybkim kontakcie, ale przede wszystkim wygodną i bezpieczną pracę zespołową.

Potrzeby firmy

Zespół Freedom Nieruchomości używał aplikacji Google Workspace (dawniej G Suite) od pierwszych dni istnienia firmy. Najważniejszą funkcjonalnością, która przekonała założycieli firmy do tego systemu była możliwość posiadania wspólnej przestrzeni dyskowej, umożliwiającej przechowywanie i łatwe udostępnianie członkom zespołu potrzebnych dokumentów, takich jak np. wzory umów. Dużą zaletą środowiska Google jest także możliwość prowadzenia wspólnego kalendarza udostępnionego zainteresowanym członkom organizacji. 

Podstawowy wariant Google Workspace do pewnego momentu dobrze się sprawdzał, jednak na przestrzeni kilkunastu lat rozwój firmy Freedom Nieruchomości przyczynił się do tego, że te funkcjonalności okazały się niewystarczające, a dodatkowo zasady korzystania z chmurowych narzędzi się rozmyły. Na dyskach zapanował chaos, reguły udostępniania plików przestały być przejrzyste, a część komunikacji przeniosła się na zewnętrzne kanały. Uporczywa konieczność ciągłego przełączania się pomiędzy różnymi aplikacjami i komunikatorami także przekonała firmę do poszukiwania nowych rozwiązań.

Okazja do wprowadzenia gruntownych zmian nadarzyła się podczas upgrade’u usługi z wariantu G Suite Basic do Google Workspace Enterprise.

Rozwiązanie

Freedom Nieruchomości od lat korzysta z pośrednictwa i wsparcia FOTC. To, co początkowo zachęciło firmę do współpracy z tym partnerem Google, to niezawodny support techniczny oraz polskie faktury. 

W wyniku przekształcenia G Suite w Google Workspace firma Freedom Nieruchomości stanęła przed koniecznością wdrożenia wyższego pakietu. Przeskok z G Suite Basic do Google Workspace Enterprise był dużym wyzwaniem, bo w konsoli administracyjnej pojawiły się dziesiątki zaawansowanych możliwości zarządzania, które trzeba dobrze wykorzystać. W tym procesie Freedom Nieruchomości również zdało się na doradztwo FOTC. 

Aby równocześnie uporządkować zawartość kont, określić reguły bezpieczeństwa i pozbyć się zbędnych aplikacji, Freedom Nieruchomości rozpoczęło z pomocą FOTC kompleksowe zarządzanie zmianą. 

Zespół techniczny z FOTC przeprowadził audyt całej dotychczasowej struktury Google Workspace i przygotował plan wcielania w życie niezbędnych zmian. Spotkania w formie sesji strategicznych oraz edukacyjnych webinarów pomagają kadrze managerskiej poznać nowe możliwości usługi i wykorzystać je w praktyce.

Rezultaty

Choć proces zarządzania zmianą we Freedom Nieruchomości jeszcze się nie zakończył, to zespoły bez przeszkód współpracują ze sobą w ramach nowego wariantu usługi. Jak wygląda codzienna praca z wykorzystaniem aplikacji Google w firmie liczącej ponad 500 pracowników?  

Wygoda z single sign-on

Jeden login i hasło – tylko tyle musi zapamiętać pracownik Freedom Nieruchomości, aby mieć dostęp do niezbędnych plików i narzędzi umożliwiających pracę z dowolnego urządzenia. 

To udogodnienie jest szczególnie istotne w firmie, w której większość osób pracuje hybrydowo. Zespoły mogą niemal jednocześnie wprowadzać poprawki do plików, nad którymi pracują, bez konieczności ich kopiowania i przesyłania.

Mobilne zarządzanie czasem i komunikacją

Agenci nieruchomości dużo czasu spędzają w terenie, dlatego częściej korzystają z telefonów niż z komputerów. Dzięki temu, że każda chmurowa aplikacja Google ma swój mobilny odpowiednik, obsługa korespondencji, dysku i kalendarza na smartfonie jest prosta i wygodna.

Wzorce umów w chmurze

Organizacja ma ponad 60 oddziałów, ale w każdym z nich wykorzystywane są takie same dokumenty. Wzorce umów współpracy, umów pośrednictwa, protokołów i innych dokumentów niezbędnych do zamknięcia transakcji z klientem są przechowywane na Dyskach współdzielonych. Dzięki gromadzeniu dokumentów online zarząd organizacji może w każdej chwili wprowadzić modyfikacje we wzorcach lub stworzyć kolejny wariant umowy, a zmiany na dysku będą natychmiast widoczne dla agentów.

Szybki onboarding pracowników

Choć wszystkie konta Google Workspace przygotowywane są w centrali Freedom Nieruchomości, to wdrożenie nowych pracowników najczęściej odbywa się na poziomie lokalnego oddziału. Szczególną zaletą poczty Gmail jest jej popularność – wiele osób korzysta z niej prywatnie, dlatego managerowie zespołów mają ułatwione zadanie. Wystarczy wskazać nowym agentom lokalizację najważniejszych dokumentów na dysku, wytłumaczyć zasady ich tworzenia, pobierania i udostępniania, a obsługa kalendarza czy skrzynki przychodzi im bardzo naturalnie.

Większe bezpieczeństwo danych firmy

Audyt Google Workspace we Freedom Nieruchomości pomógł zidentyfikować potencjalne luki w bezpieczeństwie. Pozwoliło to na nowo zdefiniować ograniczenia udostępniania treści poza organizację. Dzięki tym i wielu innym działaniom w konsoli Google Admin dane Freedom Nieruchomości są teraz dużo lepiej chronione przed wyciekami czy atakami. Jeśli administratorzy instancji mają jakiekolwiek pytania lub problemy, to zawsze mogą liczyć na wsparcie techniczne FOTC.