Nowości w Google Workspace (wcześniej G Suite) z sierpnia 2020

W sierpniu praca zespołu deweloperów chmurowych aplikacji Google obracała się wokół wdrażania w życie obietnic przedstawionych na konferencji Google Next 2020 oraz wcześniejszych ogłoszeń. Jak zwykle, pojawiło się sporo nowości, które usprawnią pracę indywidualnych użytkowników G Suite i pomogą administratorom utrzymać kontrolę nad przepływem informacji w firmie.

Funkcja sprawdzania dostępu w Prezentacjach zweryfikuje, czy można odtwarzać wstawione multimedia

Sprawdzanie dostępu to funkcja Gmaila i Google Chatu, dzięki której możesz upewnić się, że odbiorca pliku z Dysku ma uprawnienia do wyświetlania. Ta opcja cieszy się dużą popularnością, bo oszczędza użytkownikom frustracji związanej z otrzymywaniem niedostępnych plików. Dlatego do grona aplikacji, w których stosowane jest sprawdzanie dostępu, dołączyły ostatnio Prezentacje Google.

Ręczne sprawdzanie poprawności uprawnień przed przedstawieniem lub dystrybucją prezentacji jest czasochłonne. Od teraz gdy umieścisz na slajdzie multimedia ze swojego Dysku Google, to aplikacja automatycznie prześwietli uprawnienia do wyświetlania tych treści. Dzięki temu każda osoba, która przegląda lub prezentuje slajdy, będzie w stanie odtworzyć osadzone filmy i pliki dźwiękowe.

Jeśli funkcja sprawdzania dostępu wykryje niezgodność w uprawnieniach do prezentacji i multimediów, to zasugeruje zmiany, aby wszyscy przeglądający, komentujący, redagujący i właściciele prezentacji mogli zobaczyć i usłyszeć jej zawartość. 

Szybsze przeglądanie prezentacji dzięki nowemu interfejsowi aplikacji w Androidzie

Google ułatwia użytkownikom wyświetlanie prezentacji na urządzeniach mobilnych z systemem Android. Od teraz, zamiast przesuwać slajdy jeden po drugim możesz: 

• Przewijać pionowy strumień slajdów,
• Powiększać i przybliżać elementy gestem rozsuwania palców,
• Szybko przełączać się między widokiem edytowania, prezentowania lub udostępniania. 

Dzięki temu użytkownicy aplikacji mobilnej Google Slides zobaczą równocześnie większą ilość informacji na ekranie, co pomoże im przyspieszyć pracę nad prezentacją.

Zobacz też: 

• Google Workspace w pracy grafika – jak wykorzystać aplikacje Google w projektowaniu?
• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?

Podgląd linków i podpowiedzi w mobilnych Dokumentach Google

Użytkownicy aplikacji Google Docs na smartfony z Androidem i iOS-em będą mogli korzystać z dwóch nowych funkcji. Obie do tej pory były dostępne wyłącznie w przeglądarkowej wersji aplikacji, a teraz pojawią się na urządzeniach mobilnych: 

• Podgląd linków – pomaga zobaczyć kontekst treści, do których linkujemy w dokumencie, bez przełączania okien aplikacji. 
• Smart compose, czyli inteligentne podpowiedzi podczas pisania – tworząc tekst w aplikacji Docs, zaoszczędzimy sporo czasu na pisaniu, jeśli będziemy korzystać z sugestii dokończenia zdań od Google.

Te funkcje ułatwią i przyspieszą nie tylko czytanie i przeglądanie treści na urządzeniach mobilnych, ale także tworzenie i współpracę nad zawartością, gdziekolwiek jesteś. 

Harmonogram wdrożenia nowych Witryn Google

Google w 2017 roku ogłosiło, że planuje zastąpić klasyczne Witryny unowocześnioną wersją, a w 2019 roku dowiedzieliśmy się, że domeny mają czas do końca 2021 roku na zakończenie przejścia. Teraz pojawiła się szczegółowa oś czasu, która pozwoli użytkownikom Google Sites przygotować się na zmiany:

Oto przewidywany harmonogram przejścia z klasycznych Witryn do nowych Witryn: 

• Jest już dostępne narzędzie Manager Klasycznych Witryn, które pomoże administratorom i użytkownikom zarządzać zmianami w Google Sites.
• Od 13 sierpnia 2020 nowa odsłona Google Sites stanie się domyślną opcją tworzenia witryn.
• Od maja 2021 tworzenie nowych stron internetowych nie będzie możliwe w klasycznych Witrynach. 
• Począwszy od października 2021, edycja pozostałych klasycznych Witryn zostanie wyłączona. 
• Od grudnia 2021 r. – gdy użytkownicy próbują odwiedzić klasyczną witrynę, nie będą już widzieć jej zawartości. Wszystkie pozostałe klasyczne Witryny zostaną automatycznie: 
  • pobrane jako archiwum,
  • zastąpione wersją roboczą nowej wersji Witryn, którą właściciele mogą przejrzeć i opublikować. 

Jeśli nie chcesz czekać na to, aż Google przeniesie Twoje strony do nowych Witryn, możesz zrobić to samodzielnie już dziś. Zobacz instrukcję wprowadzania tej zmiany w instancji G Suite na stronie Centrum Pomocy. 

Zintegrowany obszar roboczy w Gmailu na Androida i w przeglądarce

Na konferencji Google Cloud Next 2020 ogłoszono, że wkrótce Gmail stanie się centrum pracy i komunikacji każdego użytkownika G Suite. Obietnica ta jest stopniowo realizowana, a efekty robią wrażenie! Już teraz część użytkowników Gmaila w przeglądarce i na Androidzie może korzystać z Gmaila złożonego z czterech elementów: 

• Poczty, której funkcjonalność pozostanie równie dobra jak do tej pory;
• Czatu, który umożliwia bezpośrednie wysyłanie wiadomości do pojedynczych osób i grup;
• Pokoi, czyli przestrzeni na współdzielony czat, repozytorium plików i listy zadań, które ułatwią zespołom pracę nad projektami. 
• Panelu Meet, który zawiera nadchodzące spotkania, do których możesz dołączyć bez przełączania zakładek. 

W nowym Gmailu można też otwierać i wspólnie edytować dokumenty z Aplikacji Google wraz ze swoim zespołem. 

Przypisywać zadania grupowe;Pojawiły się nowe narzędzia, które ułatwią ustalanie priorytetów i pracę w pełnym skupieniu. Możesz teraz: 

• Otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach zadań w pokojach;
• Przypinać ważne pokoje, aby łatwiej je znaleźć i uzyskać do nich dostęp;
• Ustawiać tryb „Nie przeszkadzać”; 
• Ustawić powiadomienia o statusie na czacie, takie jak „Poza biurem”.
• Zobaczyć pliki udostępnione w pokoju.
• Przeglądać zintegrowane wyniki wyszukiwania i przełączać się między wynikami z poczty a wynikami czatu.

Pamiętaj, że niektóre funkcje zawarte w nowej wersji Gmaila wymagają włączenia określonych usług w konsoli administracyjnej. Odwiedź Centrum pomocy, aby uzyskać więcej informacji na temat prawidłowego skonfigurowania tych usług.

Ujednolicone zdjęcia profilowe w G Suite i nowe opcje administracyjne

Zdjęcia profilowe użytkowników będą od teraz wyświetlane w produktach i usługach Google inaczej. Zmieni się też aktualizowanie sposobu, w jaki administratorzy mogą zarządzać tymi zdjęciami. 

W zeszłym roku zniknęła możliwość ustawiania dwóch różnych zdjęć w Gmailu i na koncie Google. Od teraz użytkownicy, którzy nadal mają dwa zdjęcia, będą mogli korzystać tylko z jednego z nich. Zmiana zostanie wprowadzona automatycznie, bez udziału użytkowników – bieżące zdjęcie z konta Google stanie się głównym zdjęciem profilowym. Zapewni to spójną widoczność i rozpoznawalność użytkowników w różnych aplikacjach Google.

Administratorzy G Suite zyskali też możliwość ustawienia pojedynczego zdjęcia profilowego na koncie Google za użytkowników – mogą zmieniać, dodawać lub usuwać zdjęcia za pośrednictwem konsoli administracyjnej. 

Wcześniej ustawione zdjęcia profilowe konta Google są przechowywane w archiwum albumów użytkownika, dostępnym pod adresem get.google.com/albumarchive. Tutaj będą również przechowywane nowe zdjęcia profilowe ustawione przez użytkowników lub administratorów. 

Warto pamiętać, że jeśli użytkownik zaktualizuje swoje zdjęcie, będzie ono widoczne dla innych we wszystkich usługach Google. Jeśli administrator doda zdjęcie do konta użytkownika, będzie ono widoczne tylko dla użytkowników w jego organizacji i użytkowników zewnętrznych, z którymi się kontaktuje. 

Google testuje opcję udostępniania plików z Dysku określonym grupom

Nowa funkcja, która umożliwia administratorom definiowanie grup odbiorców, do których można udostępniać pliki na Dysku przy pomocy linków, wchodzi do fazy otwartych testów beta. Dzięki temu osoby decyzyjne w organizacji zyskają większy wpływ na to, komu pracownicy udostępniają pliki. Pomaga to chronić dane firmy, zmniejsza ryzyko przypadkowego wycieku ważnych informacji. 

Wcześniej administratorzy mogli zezwolić użytkownikom na udostępnianie plików za pomocą linków dla użytkowników w domenie lub dla każdej osoby mającej link. Grupy odbiorców docelowych pozwalają administratorom zdefiniować bardziej szczegółowe opcje udostępniania linków. 

Przykładowo,  administrator może skonfigurować grupę docelową obejmującą wszystkich członków zespołu finansowego. Gdy ktoś w tym zespole włączy udostępnianie linków do pliku, zobaczy opcję zezwalającą na udostępnianie linków do tej grupy osób. Członkowie zespołu mogli uzyskać dostęp do łącza natychmiast, podczas gdy każdy spoza zespołu musi poprosić o pozwolenie, zanim będzie mógł wyświetlić plik. 

Odwiedź Centrum Pomocy, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu odbiorcami docelowymi w swojej organizacji. 

Lepsza funkcjonalność skrótów na Dysku Google

W tym roku pojawiła się na Dysku Google możliwość dodawania skrótów do plików. Ta opcja upraszcza strukturę plików i folderów – dzięki niej korzystamy z łącza do elementów, zamiast umieszczać pliki w wielu lokalizacjach równocześnie. Pozwala to uniknąć niejasności związanych z posiadaniem, zarządzaniem i aktualizowaniem plików. 

Teraz w funkcji tworzenia skrótów nastąpią trzy aktualizacje: 

• Rozszerzenie funkcjonalności skrótów – Google usuwa działania, które mogą skutkować tworzeniem kilku lokalizacji dla pliku;
• Jaśniejsza migracja – pojawi się więcej szczegółów na temat migracji plików z wieloma lokalizacjami do skrótów;
• Lepsze zarządzanie i mniej “niezorganizowanych” plików – pliki, których ostatnia lokalizacja została usunięta, są teraz umieszczane w głównym folderze Mój dysk właściciela.

Rozszerzenie stosowania skrótów zaprowadzi porządek w plikach i ułatwi użytkownikom zrozumienie struktury ich Dysku.