Booksy

O kliencie

Booksy to innowacyjny polski startup, który podbija międzynarodowy rynek. Bezpłatna aplikacja pozwalająca na umawianie wizyt w salonach fryzjerskich, kosmetycznych, u lekarzy medycyny estetycznej, a także trenerów personalnych.

Główne wyzwanie

Booksy stale rozwija się i buduje nowe oddziały w kolejnych krajach. Ze względu na to dla organizacji istotna była możliwość zarządzania kontami w taki sposób, aby każdy z oddziałów mógł samodzielnie dodawać kolejne konta i kontrolować pracę użytkowników. Intranet używany przez Booksy był problematyczny dla działu technicznego i konieczne było znalezienie rozwiązania, które odciąży informatyków, jednocześnie zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa. Dodatkowo, dużym wyzwaniem było organizowanie wideokonferencji z zespołami rozsianymi po całym świecie.

Niejednokrotnie pracownicy mieli problem ze znalezieniem dogodnego terminu spotkania, tracąc czas na wymienianie ogromnej ilości maili i telefonów. Firmie zależało na tym, aby usprawnić komunikację zespołu, w zakresie planowania spotkań i istotnych wydarzeń.
Istotne było również utrzymanie spójnej identyfikacji wizualnej przesyłanych plików oraz sprawna współpraca nad nimi między pracownikami z różnych lokalizacji.

Aplikacje wchodzące w skład pakietu Google Workspace są bardzo intuicyjne, dzięki czemu pracownicy szybko przyzwyczaili się do nowych narzędzi. Czynnikiem decydującym o wyborze tego pakietu było również bezpieczeństwo danych firmy. Paweł Sobkowiak, CTO Booksy

Rozwiązanie problemu

Gmail okazał się skrzynką pocztową spełniającą wszystkie wymagania Booksy, a dane używane do logowania do konta Google służą również do logowania się do intranetu organizacji.

Google Calendar okazał się rozwiązaniem, które pozwoliło pracownikom na szybkie umawianie spotkań bez konieczności wymiany niezliczonych maili i telefonów. Możliwość rezerwacji sal konferencyjnych z poziomu Kalendarza dodatkowo ułatwia zarządzanie miejscami spotkań.

Google Meet to aplikacja, która pozwala pracownikom z Polski na bezproblemowe przeprowadzanie cyklicznych wideokonferencji z oddziałami w Stanach Zjednoczonych, czy RPA.

Google Docs, Google Slides, Google Sheets – dzięki tym narzędziom usprawniona została jednoczesna praca kilku osób nad jednym dokumentem. Booksy stworzyło też obrandowane szablony prezentacji i dokumentów, które zostały udostępnione wszystkim członkom organizacji, co dodatkowo ułatwiło pracę i ujednoliciło wygląd wysyłanych plików.

Rezultaty

Wdrożenie wspieranie przez FOTC przebiegło bardzo sprawnie. Z pomocą działu technicznego przemigrowano pocztę w niespełna tydzień. Ze względu na to, iż cały proces przebiegł bezproblemowo, zdecydowaliśmy się nawiązać współpracę w zakresie Google Maps.

Mimo rozproszenia pracowników po całym świecie, Booksy stworzyło sprawnie działającą organizację, w której praca zdalna i wideokonferencje to nieodłączny element każdego dnia w firmie. Wszystkie oddziały mogą niezależnie zarządzać kontami użytkowników, a dane firmy są chronione przez najlepsze zabezpieczenia od Google.