Що нового в Google Workspace у грудні 2021 року

Для багатьох компаній грудень – це час для додавання останніх штрихів до проектів, запланованих на початок року і Google Cloud у цьому випадку не виняток. Завдяки останнім оновленням користувачі мають змогу отримати ще більш глибоку інтеграцію повсякденних робочих інструментів та ще більший контроль над її результатами. І вуаля – надкомфорта співпраця у середовищі Google Workspace, яка протягом року еволюціонувала у відповідь на потреби віддалених та гібридних команд.

Мітки на Google Диску

Корисні оновлення Google Workspace: на початку 2021 року Google розпочали бета-тестування трьох функцій, які допоможуть користувачам класифікувати файли в хмарі та краще захищати їх. Тепер, після вдалих позитивних відгуків від користувачів бета-версій, мітки Google Диска будуть доступні широкому колу клієнтів Google Workspace, а в найближчі тижні також з’явиться автоматична класифікація вмісту DLP та обмеження на основі міток. 

Мітки Google Диска — це розширений варіант функції метаданих Google Диска, про яку ми анонсували раніше. Адміністратори зможуть налаштувати нестандартні мітки в домені, а користувачі зможуть призначати ці мітки файлам у своїх облікових записах, щоб полегшити пошук потрібного контенту. 

Функції, які з’являться незабаром, ще більше розширять діапазон застосування міток: 

• Автоматизована класифікація у поєднанні із механізмами запобігання втраті даних (DLP) допоможе адміністраторам збирати файли міток на основі встановлених ними правил, а також попередньо визначених шаблонів виявлення вмісту. Це полегшить масштабування використання міток в організації та зменшить кількість помилок, які можуть виникнути під час ручної класифікації. Адміністратори можуть обрати, чи дозволяти користувачам змінювати автоматично створені мітки файлів. 

• Обмеження спільного доступу на основі міток, інтегрованих з DLP допоможуть адміністраторам керувати спільним доступом до файлів із обраними мітками, щоб забезпечити ще більший захист ключових даних. Наприклад, можна встановити правило, яке попереджатиме користувачів про надання спільного доступу до всіх файлів із позначкою «внутрішній» за межами домену або заблокувати можливість спільного використання, завантаження та друк файлів із позначкою «секретні». 

Мітки можуть використовуватися клієнтами всіх пакетів Google Workspace, за винятком Business Starter, Education Fundamentals, Frontline, а також Google Workspace Basic і Business.

Нові можливості форматування таблиць у Документах Google

Завдяки оновленням у Google Workspace, нові функції у Google Документах дозволяють ще точніше налаштувати вигляд і макет таблиць. Тепер Ви можете:

• Закріпляти один або декілька рядків і верхню частину таблиці, щоб на кожній сторінці відображався той самий заголовок

• Запобігати поділу обраного рядка на сторінки. У результаті важливий вміст у таблицях завжди буде видно на одній сторінці, що зменшує ризик упущення частини вмісту рядка. 

• Швидко додавайте та упорядковуйте стовпці та рядки завдяки інтуїтивно зрозумілій кнопці створення та функції перетягування елементів за допомогою курсора миші.

• Сортуйте таблиці, щоб швидко візуалізувати та краще організувати дані.

• Керуйте властивостями таблиці за допомогою бічної панелі та миттєво переглядайте зміни

Перевірте, який обліковий запис Ви використовуєте в Календарі Google на телефоні

Зображення профілю Вашого облікового з’являється у верхньому куті мобільного перегляду програми Google Календар. Завдяки цьому Ви можете перевірити, чи додаєте Ви події у свій робочий чи приватний календар на пристроях Android та iOS. Натиснувши коло зображення, Ви зможете зручно перемикатися між обліковими записами Google. 

Пам’ятайте, що в мобільному додатку Ви все одно бачитимете події з усіх облікових записів, у які Ви ввійшли, а також із зовнішніх календарів, які Ви імпортували.

Жодних небажаних запрошень у Google Календарі 

У Google Календарі було покращена функція додавання запрошень у Ваш щоденний розклад для запобігання появі подій, які Ви не плануєте відвідувати. Тепер, окрім можливості автоматичного додавання всіх запрошень, Ви можете налаштувати додавання лише тих подій, у яких Ви заявляєте про свою участь, натиснувши «RSVP» у сповіщенні електронною поштою. Це покращення допоможе швидше керувати щоденним розкладом, позбавляючи потреби вручну видаляти непотрібні запрошення. 

Надшвидкий доступ до інтеграції в Google Chat

Нова кнопка текстового поля в Google Chat надає користувачам доступ до функцій інших додатків Google Workspace під час письмових розмов 1:1 або в переговорних кімнатах. Натискання значка «плюс» розгортає меню додаткових параметрів, які відрізняються залежно від контексту та включають, серед іншого Функції Диска Google, Календаря, Документів, Таблиць, Презентацій та Google Фото.

Поглиблення інтеграції між додатками Google покращить повсякденну роботу та прискорить потік даних між обліковими записами співробітників, які працюють у офісі та віддалено. У перші тижні 2022 року ця функція буде доступна лише у браузері та на мобільних пристроях Android, але незабаром доступ до неї отримають і користувачі iPhone. 

Адміністративне встановлення програм Marketplace для вибраних груп

Нова функція admin-install (раніше відома як install-in-domain) на панелі керування дозволить адміністраторам запускати додатки з Google Workspace Marketplace для певних груп користувачів в організації. Це надасть неабиякої зручності, в той час, коли доступ до спеціалізованого додатка мають лише деякі співробітники. До цього це оновлення було доступне лише для цілих організаційних підрозділів або для облікових записів у домені. 

Приховати стрічку з попереднім переглядом слайдів у Google Slides

Редактори файлів у Google Презентаціях тепер можуть згортати або розгортати бічну панель з оглядом усіх доступних слайдів за потреби. Приховування стрічки слайдів розширює робочу область і дозволяє краще зосередитися на редагуванні поточного слайда. Можна знову розгорнути стрічку за допомогою кнопки зі стрілкою в нижньому лівому куті екрана, щоб отримати попередній перегляд усіх слайдів у презентації та зручно переміщатися між ними. 

Нові сповіщення про те, що файл на Диску порушує умови використання

Обмеження щодо файлів, які порушують політику Google Диска, не є чимось новим. Якщо один із Ваших файлів порушує правила користування сервісами Google, Ви побачите позначку біля його назви і Ви не зможете поділитися ним з іншими, а люди, які раніше мали до нього доступ, не зможуть його відкрити. Відтепер, як власнику такого файлу, Ви будете сповіщені електронною поштою про те, що елемент заблоковано на Диску. У електронному листі буде інформація про накладені обмеження та кнопка оскаржити це рішення – Ви можете скористатися нею, щоб подати запит на повторну перевірку файлу, якщо Ви вважаєте, що сталася помилка.

Автоматичне повернення з кімнат підгруп до основної кімнати в Meet

У 2020 році Google Meet запровадив функцію створення кількох менших кімнат, завдяки якій організатор та призначені співорганізатори можуть ділити учасників на групи. Тепер у організаторів зустрічей буде більше можливостей для керування цим інструментом для обговорення в групах. Це включає:

• Автоматично переміщати учасників із кімнат підгрупи до основної кімнати чату, коли організатор закінчує роботу з невеликими командами.
• Зрозумілі інформативні індикатори людей у кімнатах підгрупи.

Організатор вирішує завершити групову розмову за 30 секунд до початку.

Учасники групи побачать банер зворотного відліку у верхній частині екрана, який показує, коли вони будуть переміщені назад до основної конференційної кімнати. 

Коли всі учасники повернуться до основної конференційної кімнати, вони побачать спливаюче сповіщення, а їхні камери та мікрофони будуть автоматично відключені. Вони можуть увімкнути їх вручну, як тільки будуть готові.