Як суттєво скоротити витрати на Google Workspace?

Кожна організація прагне зменшити витрати будь-яким доступним способом, щоб підвищити прибутковість. Витрати на оплату праці є однією з найбільших статей витрат багатьох організацій. Ліцензії Google Workspace (раніше G Suite) — це одна з тих витрат, пов’язаних із робочою силою, які оплачуються з розрахунку на людину, і тому щорічна плата за продовження терміну користування може вдарити по кишені.

Багато компаній насправді витрачають на Google Workspace більше, ніж повинні, навіть не підозрюють про це. Це може бути викликано рядом причин, таких як відсутність періодичних перевірок акаунтів, відсутність вигідних пропозицій, наявність неактивних обліковок.

Ось комбінація із дієвих порад щодо скорочення витрат з Google Workspace, за допомогою котрих можна домогтися значної оптимізації ресурсів.

Отримайте найкращу вартість Google Workspace від партнера Google

Коли ви отримуєте плани Google Workspace безпосередньо від Google, ви не завжди отримуєте найкращу ціну для себе та свого бізнесу. Крім того, підписка на план Google Workspace без будь-яких індивідуальних вказівок може коштувати вам значно дорожче.

Приєднуйтесь до нашої групи Google Workspace

Поговоримо про останні новини щодо інструментів підвищення продуктивності гібридної співпраці

Приєднуйтесь

Деякі підприємства, як правило, просто вибирають найдешевший план, не знаючи, що наступний рівень ліцензії насправді вигідніший саме для їхнього бізнесу. З іншого боку, деякі компанії також отримують дуже багато — у результаті у них з’являється безліч непотрібних функцій у пакеті Google Workspace (раніше G Suite) з високими рахунками.

Щоб бути впевненими, що ви отримуєте найкращу допомогу і отримаєте максимальну віддачу від витрачених коштів, зверніться за допомогою до партнера Google, наприклад компанії FOTC. Ми можемо допомогти вам обрати найкращий пакет Google Workspace (раніше G Suite) для ваших потреб, для спільної роботи та для зберігання усіх даних компанії.

Крім того, ви не будете приголомшені масштабом та функціями, які пропонує Google Workspace (раніше G Suite), тому що партнер Google Cloud, такий як FOTC, допоможе розібратися з ними за вас. Отримайте повну підтримку партнера, починаючи від вибору правильного плану, перенесення вашої системи управління організацією у Google Workspace та закінчуючи інтеграцією екосистеми Google Workspace у ваш бізнес!

Видаліть або перенесіть непотрібні облікові записи

Вам, як адміністратору у Google Workspace (раніше G Suite), дійсно необхідно контролювати свої обліковки. Одна з найбільших проблем, з якими стикається більшість компаній при видаленні аккаунтів, полягає в тому, що в майбутньому їм може знадобитися важлива інформація, яка знаходиться в цьому записі.

Якщо у вас багато облікових записів, може бути складно визначити, які з них активні, а які ні. Система, що використовується, полягає в експорті переліку облікових записів користувачів в таблицю Google з подальшим сортуванням за датою останнього входу в систему. Створюється перелік осіб, що аикористовують Google Workspace (раніше G Suite), які не входили в систему більше місяця, потім необхідно перевірити журнали електронної пошти Gmail кожного користувача, щоб переконатися, що за цей період не надіслано жодного електронного листа. При цьому можна архівувати та видаляти неактивні записи.

За допомогою Google Workspace (раніше G Suite) ви можете впорядкувати обліковки таким чином і звести до мінімуму будь-який безлад та хаос, перенісши інформацію про неактивні або облікові записи старих працівників. Наприклад, ви можете створити обліковий запис з ім’ям [email protected] і перенести туди всю ділову інформацію з будь-яких старих облікових записів ваших співробітників. Таким чином, коли вам потрібна буде інформація, яка може бути у старого співробітника, ви будете 100 % впевнені, де її шукати, і не потрібно тримати для неї безліч неактивних облікових записів.

Якщо старі аккаунти в Google Workspace (ex. G Suite) все ще отримують нові електронні листи, ви можете просто налаштувати їх так, щоб ці і навіть нові електронні листи автоматично надсилалися на адресу електронної пошти [email protected]. Якщо подібні налаштування видаються складними, наші фахівці зможуть швидко вам допомогти.

Перетворіть спільні облікові записи електронної пошти на безкоштовні спільні поштові скриньки

З урахуванням усіх порад, власники та менеджери груп можуть створювати спільні папки в Google Workspace «Вхідні» для своїх груп, де учасники можуть брати та призначати завдання. Завдяки можливості створення спільної папки «Вхідні» власники та менеджери груп можуть легко обмінюватися даними та співпрацювати зі своїми командами.

Прикладами спільних поштових скриньок є папки із загальних облікових записів електронної пошти, таких як sales@, info@ та account@ тощо. Якщо у вас є платні акаунти електронної пошти, які постійно використовуються та керуються іншими співробітниками вашої організації, було б доцільно перетворити їх на групові спільні поштові скриньки. Ви досягнете тих самих результатів без великих витрат. Як це працює? Загальна поштова скринька в Google Workspace дозволяє робити наступне, якщо у вас є відповідні дозволи:

Почати розмову, на яку відповіли члени вашої групи
Призначити відповідальність за розмову іншому члену групи
Позначити розмову як завершену, продублювати або вказати, якщо не потрібні жодні інші дії.
Знайти розмову щодо статусу дозволу або призначеної особи

Як створити групову спільну поштову скриньку Google Workspace?

Створити групу.
Додати учасників, які будуть призначати та відслідковувати розмови у вашій групі Google.
Увімкніть «Спільні вхідні» у групі Google.
Призначити правильні дозволи кожному учаснику.

Використовуйте псевдонім домену у Google Workspace

Якщо ви змінюєте доменне ім’я з olddomain.com на newdomain.com, ви можете спробувати створити нові облікові записи в новому домені. Проблема виникає, коли ви все ще хочете зберегти свої акаунти в старому домені, надавши своїм співробітникам два облікових записи та дві адреси електронної пошти. Це налаштування обійдеться вдвічі дорожче, оскільки ви зможете подвоїти кількість облікових записів.

Найкращим рішенням було б використання псевдонімів доменів. Якщо ви плануєте додати новий домен як псевдонім домену, ви можете налаштувати його таким чином, щоб була могли надсилати та отримувати електронні листи, використовуючи як старий, так і новий домени, але тільки під одним обліковим записом. Це дозволить вам мати дві адреси електронної пошти без додаткових витрат.

Використовуйте псевдоніми користувачів Google Workspace

Наступна порада чимось схожа на попередню, але різниця в тому, що при використанні псевдоніму домену ви створюєте кілька електронних адрес для всіх користувачів Google Workspace .

Допустимо, у вас є дві компанії з доменами onecompany.com.ua та twocompany.com.ua. Очевидно, що співробітники, які працюють у відповідних компаніях, отримають відповідні адреси електронної пошти. Але як щодо людей, які працюють в обох компаніях? Ось де псевдонім користувача стає у нагоді. У цій ситуації замість двох облікових записів людей, що працюють в обох компаніях, можна налагодити псевдонім користувача. Псевдонім користувача дає користувачеві альтернативну адресу електронної пошти для отримання електронних листів без необхідності додаткового облікового запису. Наприклад, у вас може бути псевдонім [email protected] або [email protected]

Інвестуйте в ІТ-обладнання за допомогою Chrome OS

Загальна вартість володіння робочого комп’ютера складається з наступного:

Комп’ютерне обладнання та ОС, що використовується (наприклад, ноутбук з Windows або Macbook).
Програмне забезпечення для офісних операцій (наприклад, Google Workspace).
Програмне забезпечення для безпеки (наприклад, антивірус, брандмауер, захист від спаму).
Програмне забезпечення або пристрій резервного копіювання (наприклад, зовнішній жорсткий диск)
Обслуговування комп’ютерів
Час простою через перезавантаження та низьку продуктивність
ІТ підтримка

Беручи все це до уваги, сукупна вартість володіння типового працюючого комп’ютера більша, ніж ви думаєте. Щоб пом’якшити це, Google пропонує Google Chromebook, який працює на Chrome OS

Інвестуйте в ІТ-обладнання за допомогою Chrome OS

Chromebook від Google може заощадити компаніям до 50% сукупної вартості володіння лише для ІТ-відділу. Chromebook простий у використанні, дуже швидкий, створений для бізнесу, працює в основному у хмарі та має безліч вбудованих функцій безпеки. Він практично не вимагає обслуговування і може значно підвищити цінність вашого бізнесу.

Детальніше дізнатися про всі переваги використання хромбуків для бізнесу можна у наших статтях:

Ціни на Google Workspace (раніше G Suite): який план вам підходить

Вартість пакету залежить від обраної версії:

Google Workspace Business Starter коштує $5.40 за користувача на місяць.
Google Workspace Business Standard коштує $10.80 за користувача на місяць.
Google Workspace Business Plus коштує $18 за користувача на місяць.

Компанії, кількість співробітників яких сягає більше ніж 300 чоловік, можуть обрати один із трьох варіантів Google Workspace Enterprise. А ще це гнучке інноваційне рішення для користувачів і організацій, щоб швидко отримати відмінні результати та завжди бути на крок попереду конкурентів!

Детальніше про всі пакети Google Workspace ви можете прочитати у нашій статті.

Вибір оптимальної ціни Google Workspace (раніше G Suite)

Отже, зважаючи на всю цю інформацію, як же вирішити, який план підходить саме вам?

Отримайте базовий план Google Workspace Business Starter у випадку:

☑ Ви фрілансер або у вас малий бізнес, де працює менше 5 осіб.

☑ Вам потрібні лише базовіі інструменти та адреса електронної пошти для вашого домену.

☑ Вам знадобиться досить обмежений обсяг пам’яті.

☑ Архівація для чату та електронної пошти не потрібна.

☑ Вам вистачає базової безпеки даних.

Отримайте план для управління організацією Google Workspace Business Standard, якщо:

☑ Ви компанія середнього розміру або маленька компанія, що переживає період зростання.

☑ Вам необхідно архівувати як електронну пошту, так і повідомлення, а також мати доступ до сховища для забезпечення безпеки.

☑ Вам знадобиться більше хмарне сховище, ніж базовий ліміт в 30 ГБ.

☑ Запобігання втраті даних не обов’язкове для вашого бізнесу

Отримайте корпоративний план Google Workspace Business Plus, якщо:

☑ Ви великий бізнес або зростаючий бізнес середнього розміру

☑ Вам потрібні розширені можливості адміністрування та контролю безпеки програм Google Workspace (ex. G Suite) .

☑ Вам потрібні розширені функції безпеки та захист від втрати даних

☑ Вам потрібні розширені можливості адміністрування та контролю безпеки програм Google Workspace (ex. G Suite) .

☑ І нтеграція зі сторонніми інструментами важлива для вас

☑ Ви не можете йти на компроміси щодо адміністративного контролю.

Якщо вам потрібне комплексне рішення для ваших бізнес-інструментів, немає нічого кращого Google Workspace (ex. G Suite). У цьому зручному продукті від Google є все, що вам необхідно, включаючи електронну пошту для вашої компанії, захищене сховище, інструменти для спільної роботи та обмін файлами.

Все, що вам потрібно зробити, це вирішити, який функціонал потрібен вашому бізнесу, і вибрати відповідний для вас тарифний план Google Workspace (ex. G Suite). Пам’ятайте, що ви завжди можете оновити тарифний план, якщо у вас виникне потреба, і є багато можливостей скористатись індивідуальними пропозиціями та приємними знижками.

Зв’яжіться з нашими фахівцями вже сьогодні, щоб дізнатися більше і отримати найкращу ціну за використання Google Workspace (раніше G Suite) та суттєво знизити витрати.

Як скоротити витрати на Google Workspace?