10 хитрощів у Google Документах, щоб зробити процес створення текстів захоплюючим

Що таке Google Документи?

Google Docs (Документи Google) – це один із найпопулярніших сервісів для роботи з документами. Він простий, зручний, інтуїтивно зрозумілий та включає в себе цілу низку цікавих функцій. За допомогою Google Документів можна створювати будь-які тексти, писати звіти, формувати спільні пропозиції щодо проектів, відстежувати нотатки до зустрічей та вирішувати безліч інших завдань. Документи Google доступні безкоштовно всім, хто має обліковий запис Gmail, на відміну від Microsoft Word. Тобто вам не потрібно встановлювати спеціальне програмне забезпечення чи додаток: створювати та редагувати документи можна прямо в браузері. З одним файлом можуть працювати одночасно декілька людей, а внесені ними зміни одразу стають помітними і зберігаються автоматично. Створюйте, редагуйте та переглядайте документи на будь-якому пристрої – телефоні, планшеті або комп’ютері – і навіть без з’єднання з Інтернетом. 

10 хитрощів, щоб стати просунутим користувачем Google Docs

1. Перегляд файлів та пошук в Інтернеті у Google Документах

Ні для кого не таємниця, що для створення по-справжньому цінного матеріалу необхідно ознайомитися з великою кількістю інформації та джерел. І як результат – величезна кількість вкладень у браузері, які створюють хаос а також не дають зосередитись на основному – наборі потрібного тексту. Але ви зможете позбутися відволікаючих факторів завдяки функції «Дослідити». 

Багато користувачів навіть не мають гадки, що маленька сіра іконка у правому нижньому кутку – це чарівна паличка для підвищення продуктивності. Ця функція розширеного пошуку виходить за межі знаходження певного фрагменту в тексті. За її допомогою легко знаходити певну інформацію та картинки в інтернеті або на своєму диску, не закриваючи документ.

Функція “Дослідити” (Explore) знаходить результати в трьох площинах:

• Cloud Search – у тому випадку, якщо Cloud Search входить в ваш пакет Google Workspace, яким користується ваше підприємство. Перша вкладка «Огляд» продемонструє вам усі файли та контакти у вашому домені, Диску та загальних Дисках, які відповідають вашим критеріям пошуку.
• Інтернет – наступна вкладка демонструє усі результати пошукової системи Google. Тут ми бачимо прев’ю візитки компанії або відомої людини. Прокручування вниз дозволить вам побачити інші сайти в Інтернеті.
• Зображення – обирайте цю вкладку, якщо ви бажаєте вставити в текст будь-яку ілюстрацію, графіку або фотографію наявну в Інтернеті. Коли ви знайдете потрібне зображення, просто візьміть його за допомогою курсору та перетягніть до тексту, з яким працюєте.

2. Історія змін в Google Документах

Google Docs зберігає всю історію редагування на постійній основі та дозволяє за необхідності відновлювати попередні версії файлу. Навіть якщо багато людей редагують один документ одночасно, вам не потрібно турбуватися про те, що важливий контент буде безповоротно втрачено через чиюсь помилку. Це робить редагування тексту онлайн навіть простішим, ніж використання локальної програми, тому що вам не потрібно пам’ятати про збереження своєї роботи.

3. Вбудований словник

Якщо вам необхідно швидко знайти тлумачення будь-якого слова, а заразом уточнити його рід і правильний наголос, вам достатньо лише виділити його в тексті та натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Y. Праворуч відкриється панель вбудованого словника – це набагато простіше, ніж перемикатися між вкладками та шукати термін в Інтернеті.

4. Використання гарячих клавіш

В арсеналі Google Документів є більшість стандартних команд типу Ctrl+C, Ctrl+V та Ctrl+Z. Проте, є й свої унікальні команди, які допоможуть вам перетворити процес створення текстів різного типу в приємну і легку задачу. Щоб ознайомитися з повним переліком гарячих клавіш, натисніть у документі комбінацію Ctrl(⌘)+/.

5. Дошка активності Документів Google

Історія змін гарантує, що власник файлу має повний контроль над текстовими змінами. Однак, чи можна перевірити, скільки людей переглядали наш файл, навіть якщо вони нічого в ньому не змінювали? Звісно – просто треба знати, де це шукати. Google Документи мають спеціальний інструмент для перегляду, коментування та обміну під назвою Дошка активності (Activity Dashboard), який запускається за допомогою функції Інструменти та натисканням на останній елемент у списку.

Панель активності – це окреме вікно, яке допоможе вам оцінити рівень взаємодії, викликаний документом у вашої аудиторії. Тут є можливість перевірити:

• Перелік людей, яким було надано доступ до Google Документу, та за необхідності змінити їх права доступу.
• Відображення трендів, тобто зручний графік, що показує, коли і скільки разів документ відкривався іншими користувачами.
• Тенденції коментування, які покажуть, чи викликав зміст документа обговорення між коментаторами (навіть якщо коментарі вже видалено).
• Історія обміну – тут ви знайдете інформацію про те, чи передавали люди, з якими ви поділилися файлом, його іншим.
• Налаштування конфіденційності – на цій вкладці можна обрати, чи хочете ви бути включені до статистики відображення в цьому та інших документах Google.

6. Календар, нотатки та завдання в Документах Google

Працюючи в Google Документах, ви також можете зручно керувати вмістом ваших списків справ та додатків підтримки Google Календар та Keep. Ви знайдете значки цих інструментів на вузькій смузі у правій частині вікна.

Коли ви займаєтесь творчим процесом мозок дуже часто починає генерувати безліч цікавих ідей, які обов’язково повинні бути занотовані або внесені до Google Календарю, щоб пізніше обговорити їх із командою на найближчій нараді. За допомогою Google Документів ви можете, не перемикаючи вкладки:

• Додати або позначити завдання у списку справ.
• Зберегти корисну цитату, посилання або зображення з Google Документів та помістити до Google Keep Notes.
• Переглянути, що було заплановано на сьогодні у коментарі та додати до нього новий запис чи зустріч.

7. Створення закладок

Якщо ви працюєте з великим масивом тексту, розбиваючи роботу на етапи, чи хочете направити когось одразу до потрібного моменту в документі, ви можете скористатися функцією навігації “Закладка”. Вам необхідно натиснути Вставити → Закладка, після чого ви можете зберегти/надіслати посилання на конкретне місце в документі.

8. Знайти та замінити функцію

Знайти та замінити – одна з улюблених функцій людей, які працюють з великими базами даних в Google Таблицях. Однак не всі знають, що він доступний в Документах. Ви можете запустити його за допомогою клавіш CTRL+H або вручну, вибравши Правка>Знайти та замінити.

Ця функція стане в нагоді, наприклад, коли продукт, який продає ваша компанія, раптово змінює свою назву на зовсім іншу, а ви пишете довгу статтю, в якій стару назву вже згадувалося 10 разів. Це позбавляє вас необхідності шукати стару назву вручну та змінювати її на нову.

9. Переклад всього Google Документу

Якщо ви хочете використати потенціал цього інструменту перекладу і не бажаєте розбивати текст на дрібніші частини та перекладати їх окремо, все, що вам потрібно зробити, це використовувати опцію повного перекладу документа у Google Документах. Вам необхідно перейти до Інструменти > Переклад документів, де просто вказуєте назву створюваного документа з перекладом та обираєте мову. Система створить документ вказаною мовою та відкриє його у новому вікні. Він також з’явиться у списку файлів на Google Диску.

10. Голосовий ввід тексту в Google Документах

Для того, щоб почати, по-перше, вам необхідно перевірити коректність роботи мікрофону та збільшити його чутливість в налаштуваннях. Наступний крок: прямуйте у головне меню та натисніть Інструменти > Голосове введення: зліва відобразиться піктограма мікрофону. Натисніть на нього, коли будете готові говорити: промовляйте текст чітко, спокійно і досить голосно. Для завершення роботи натисніть на мікрофон ще раз.

Як уже було зазначено, Google Документи доступні безкоштовно всім, хто має обліковий запис Gmail. Для фрілансерів і компаній, які хочуть використовувати програми Google для професійного співробітництва, спеціально було створено пакет бізнес-інструментів Google Workspace, який пропонує:

• Облікові записи Gmail з корпоративним доменом.
• Набір додатків для внутрішнього та зовнішнього спілкування (Google Chat, відеоконференції з Google Meet та внутрішня соціальна платформа Google Currents).
• Розширені можливості адміністративного контролю.
• Велику ємність хмарного сховища на Google Диску.

Впровадження Google Workspace здійснюється міжнародною компанією FOTC – партнером Google Cloud. Завдяки співпраці з нами ви отримаєте не лише доступ до сервісів Google, але й консультації фахівців, технічну підтримку, навчальні матеріали для співробітників та системних адміністраторів.

Для отримання додаткової інформації звертайтесь до наших фахівців – з задоволенням дамо відповідь на будь-яке ваше запитання!