{"id":82419,"date":"2022-07-14T10:43:51","date_gmt":"2022-07-14T08:43:51","guid":{"rendered":"https:\/\/fotc.com\/?p=82419"},"modified":"2022-07-15T12:33:06","modified_gmt":"2022-07-15T10:33:06","slug":"digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/","title":{"rendered":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega i dlaczego warto j\u0105 wykonywa\u0107?"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents collapsed\"><h2>Spis tre\u015bci<\/h2><ul><li><a href=\"#h-digitalizacja-dokument-w-co-to-jest\" data-level=\"2\">Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 co to jest?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-jak-bezpiecznie-digitalizowa-dokumenty\" data-level=\"2\">Jak bezpiecznie digitalizowa\u0107 dokumenty?<\/a><ul><li><a href=\"#h-przenoszenie-dokument-w-na-format-cyfrowy\" data-level=\"3\">Przenoszenie dokument\u00f3w na format cyfrowy<\/a><\/li><li><a href=\"#h-przechowywane-zeskanowanych-plik-w-na-dyskach-firmowych\" data-level=\"3\">Przechowywane zeskanowanych plik\u00f3w na dyskach firmowych<\/a><\/li><li><a href=\"#h-bezpieczne-przechowywanie-plik-w-w-chmurze\" data-level=\"3\">Bezpieczne przechowywanie plik\u00f3w w chmurze<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-zalety-digitalizacji-dokument-w-w-firmie\" data-level=\"2\">Zalety digitalizacji dokument\u00f3w w firmie<\/a><ul><li><a href=\"#h-ni-sze-koszty\" data-level=\"3\">Ni\u017csze koszty<\/a><\/li><li><a href=\"#h-wi-ksze-bezpiecze-stwo\" data-level=\"3\">Wi\u0119ksze bezpiecze\u0144stwo<\/a><\/li><li><a href=\"#h-szybsza-i-bardziej-efektywna-praca\" data-level=\"3\">Szybsza i bardziej efektywna praca<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-digitalizacja-dokument-w-w-jaki-spos-b-j-zorganizowa-w-swojej-firmie\" data-level=\"2\">Digitalizacja dokument\u00f3w \u2014 w jaki spos\u00f3b j\u0105 zorganizowa\u0107 w swojej firmie?<\/a><ul><li><a href=\"#h-przemy-lenie-uk-adu-cyfrowego-archiwum\" data-level=\"3\">Przemy\u015blenie uk\u0142adu cyfrowego archiwum<\/a><\/li><li><a href=\"#h-zabezpieczenia\" data-level=\"3\">Zabezpieczenia<\/a><\/li><li><a href=\"#h-przygotowanie-fizycznego-miejsca\" data-level=\"3\">Przygotowanie fizycznego miejsca<\/a><\/li><li><a href=\"#h-oprogramowanie\" data-level=\"3\">Oprogramowanie<\/a><\/li><li><a href=\"#h-zatrudnienie-profesjonalist-w\" data-level=\"3\">Zatrudnienie profesjonalist\u00f3w<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-kilka-s-w-na-koniec\" data-level=\"2\">Kilka s\u0142\u00f3w na koniec<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<p><strong>Digitalizacja, czyli przeniesienie dokument\u00f3w z no\u015bnik\u00f3w analogowych na cyfrowe, znacznie podnosi efektywno\u015b\u0107 pracy zespo\u0142\u00f3w i u\u0142atwia skalowanie przedsi\u0119biorstwa. Z poni\u017cszego artyku\u0142u dowiesz si\u0119, co to digitalizacja i jakie daje korzy\u015bci. Piszemy te\u017c o tym, co zrobi\u0107, aby cyfryzacja papierowych archiw\u00f3w przebieg\u0142a sprawnie, a wszelkie odbywaj\u0105ce si\u0119 w jej ramach procesy uwzgl\u0119dnia\u0142y obowi\u0105zuj\u0105ce standardy bezpiecze\u0144stwa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-digitalizacja-dokument-w-co-to-jest\">Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 co to jest?<\/h2>\n\n\n\n<p>Cho\u0107 elektroniczny obieg dokument\u00f3w w wielu firmach jest dzi\u015b standardem, wci\u0105\u017c nie brakuje os\u00f3b, kt\u00f3re zastanawiaj\u0105 si\u0119, czym jest digitalizacja. Definicja tego poj\u0119cia jest do\u015b\u0107 prosta \u2013 <strong>to dzia\u0142ania maj\u0105ce na celu stworzenie cyfrowej wersji materia\u0142\u00f3w zapisanych dotychczas na no\u015bnikach fizycznych.<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Swoje zbiory na format cyfrowy masowo przenosz\u0105 na przyk\u0142ad archiwa, muzea i biblioteki \u2013 w plac\u00f3wkach tego typu odbywa si\u0119 digitalizacja dokument\u00f3w archiwalnych, dzie\u0142 sztuki, ksi\u0105\u017cek, starodruk\u00f3w czy r\u0119kopis\u00f3w. W instytucjach tych cz\u0119sto przeprowadzana jest digitalizacja starych, zabytkowych dokument\u00f3w. Do jej prawid\u0142owego wykonania niezb\u0119dne s\u0105 sprz\u0119ty wykorzystuj\u0105ce zaawansowane technologie i wysoce wykwalifikowany personel.<\/p>\n\n\n\n<p>Opr\u00f3cz zbior\u00f3w zapisanych na papierze, mo\u017cemy digitalizowa\u0107 te\u017c materia\u0142y audio i wideo, kt\u00f3re dotychczas przechowywane by\u0142y na p\u0142ytach winylowych, kasetach magnetofonowych i jeszcze starszych no\u015bnikach.&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"bg-blue banners mt-4 mb-4\">\r\n  <div class=\"container \">\r\n    <div class=\"row sw\">\r\n        <div class=\"col-md-7 sw col-12 mb-md-0\">\r\n        <span style=\"margin-bottom: 1rem;\r\n    font-weight: 500;margin-top: 25px;\r\n    line-height: 1.1;\r\n    font-size: 2rem; display: block; color:#fff\">Google Workspace to 2x wi\u0119cej miejsca na Dysku<\/span>\r\n        <\/div>\r\n        <div class=\"col-md-5 sw sww\">\r\n        <img style=\"margin-top:25px;\" src=\"\/app\/uploads\/2023\/02\/FOTC-LOGO-WWW-RGB-RED-2.png\">\r\n        <\/div>\r\n        <\/div>\r\n        <div class=\"row\">\r\n          <div class=\"col-md-7\"><p style=\"color:#fff\">FOTC to d\u0142u\u017csze testy, ta\u0144sze pakiety i wsparcie 24\/7.<\/p><\/div>\r\n        <div class=\"col-md-5 col-12 text-cent-right\">\r\n        <a class=\"newbtn bannerbtn\" href=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/kontakt\/\">Wypr\u00f3buj za darmo<\/a>\r\n        \r\n        <\/div>\r\n    <\/div>\r\n  <\/div>\r\n<\/div>\n\n\n<p>W biznesie cyfryzacj\u0105 obj\u0119te s\u0105 najcz\u0119\u015bciej pisma papierowe, takie jak umowy, dokumenty rozliczeniowe czy teczki z danymi pracownik\u00f3w. W wielu przedsi\u0119biorstwach pierwszym krokiem do przeniesienia firmowego archiwum z fizycznych segregator\u00f3w na dyski komputer\u00f3w jest w\u0142a\u015bnie digitalizacja dokument\u00f3w kadrowych i ksi\u0119gowych. I cho\u0107 jest to bardzo dobry pocz\u0105tek, warto mie\u0107 na uwadze, \u017ce aby w pe\u0142ni wprowadzi\u0107 w firmie cyfrowy obieg dokument\u00f3w, konieczne jest zeskanowanie <strong>wszystkich <\/strong>dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Czytaj te\u017c: <a href=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/elektroniczny-obieg-dokumentow\/\">Elektroniczny obieg dokument\u00f3w w firmie<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-jak-bezpiecznie-digitalizowa-dokumenty\">Jak bezpiecznie digitalizowa\u0107 dokumenty?<\/h2>\n\n\n\n<p>Skanowanie i digitalizacja dokument\u00f3w nie s\u0105 okre\u015bleniami synonimicznymi. W tym drugim przypadku m\u00f3wimy bowiem nie tylko o samym momencie zmiany formatu z analogowego na cyfrowy, ale te\u017c o odpowiednim przygotowaniu do tego procesu zar\u00f3wno od strony logistycznej jak i technicznej.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Przedsi\u0119biorcy, kt\u00f3rych celem jest przestawienie firmy z papierowego na cyfrowy obieg dokument\u00f3w, powinni pami\u0119ta\u0107, \u017ce podczas digitalizacji kluczow\u0105 rol\u0119 odgrywa bezpiecze\u0144stwo. Skanowane dokumenty cz\u0119sto zawieraj\u0105 bowiem wra\u017cliwe dane, kt\u00f3re powinny by\u0107 szczeg\u00f3lnie chronione. Co wi\u0119cej, na rynku dzia\u0142aj\u0105 przedsi\u0119biorstwa, kt\u00f3rych standardy w zakresie przetwarzania i przechowywania danych powinny by\u0107 szczeg\u00f3lnie wy\u015brubowane \u2013 za przyk\u0142ad niech pos\u0142u\u017cy nam tu digitalizacja dokumentacji medycznej.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-przenoszenie-dokument-w-na-format-cyfrowy\">Przenoszenie dokument\u00f3w na format cyfrowy<\/h3>\n\n\n\n<p>Przygotowuj\u0105c si\u0119 do skanowania firmowego archiwum warto wyznaczy\u0107 do tego specjalne pomieszczenie, kt\u00f3re b\u0119dzie zamykane na klucz. Dzi\u0119ki temu pracownicy odpowiedzialni za digitalizacj\u0119 b\u0119d\u0105 mogli zadba\u0107 o to, aby \u017caden dokument nie dosta\u0142 si\u0119 w niepowo\u0142ane r\u0119ce.<\/p>\n\n\n\n<p>Sam wyb\u00f3r os\u00f3b odpowiedzialnych za wprowadzenie dokument\u00f3w na firmowe dyski r\u00f3wnie\u017c nie powinien by\u0107 przypadkowy. Najlepiej, je\u015bli b\u0119d\u0105 to osoby, kt\u00f3re ju\u017c wcze\u015bniej zajmowa\u0142y si\u0119 przetwarzaniem tych danych. <strong>Wszystkich pracownik\u00f3w bior\u0105cych udzia\u0142 w procesie digitalizacji nale\u017cy odpowiednio przeszkoli\u0107 pod k\u0105tem obowi\u0105zuj\u0105cych przepis\u00f3w, dotycz\u0105cych ochrony danych.<\/strong> Warto te\u017c zadba\u0107 o to, aby wszyscy mieli \u015bwiadomo\u015b\u0107, jak wa\u017cna w ich pracy jest poufno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-przechowywane-zeskanowanych-plik-w-na-dyskach-firmowych\">Przechowywane zeskanowanych plik\u00f3w na dyskach firmowych<\/h3>\n\n\n\n<p>Odr\u0119bn\u0105 kwesti\u0105 zwi\u0105zan\u0105 z bezpiecze\u0144stwem jest odpowiednie przechowywanie plik\u00f3w, kt\u00f3re powsta\u0142y w wyniku skanowania. Teoretycznie dokumenty te mo\u017cna umie\u015bci\u0107 na na dyskach komputer\u00f3w, ale w praktyce jest to niebezpieczne i nieefektywne. Niebezpieczne, poniewa\u017c taki sprz\u0119t mo\u017ce w ka\u017cdej chwili ulec awarii lub zosta\u0107 skradziony. Nieefektywne, poniewa\u017c przy ka\u017cdej wymianie sprz\u0119tu konieczne by\u0142oby kopiowanie ca\u0142ego cyfrowego archiwum.<\/p>\n\n\n\n<p>Bezpieczniejszym i rozs\u0105dniejszym sposobem na przechowywanie plik\u00f3w jest umieszczenie ich na firmowym serwerze. Cho\u0107 rozwi\u0105zanie to pozwala odpowiednio zabezpieczy\u0107 dane przed ich wyciekiem poza organizacj\u0119, to jest ono stosunkowo drogie. Po pierwsze, fizyczny serwer trzeba kupi\u0107, co cz\u0119sto wi\u0105\u017ce si\u0119 z niema\u0142\u0105 inwestycj\u0105. Po drugie, obs\u0142uga w\u0142asnej infrastruktury technicznej cz\u0119sto przek\u0142ada si\u0119 na zwi\u0119kszenie sta\u0142ych koszt\u00f3w prowadzenia przedsi\u0119biorstwa \u2013 konieczne staje si\u0119 bowiem zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za jej konserwacj\u0119 i administracj\u0119 lub wynaj\u0119cie zewn\u0119trznej firmy, kt\u00f3ra b\u0119dzie si\u0119 tym zajmowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-bezpieczne-przechowywanie-plik-w-w-chmurze\">Bezpieczne przechowywanie plik\u00f3w w chmurze<\/h3>\n\n\n\n<p>I tu z pomoc\u0105 przychodz\u0105 nam narz\u0119dzia chmurowe, takie jak Dysk Google (Google Drive). W ramach tego rozwi\u0105zania dane r\u00f3wnie\u017c przechowywane s\u0105 na serwerach, a nie na lokalnych dyskach komputer\u00f3w. Fizyczny sprz\u0119t nale\u017cy jednak do zewn\u0119trznego dostawcy \u2013 w tym przypadku Google Cloud. Dla klient\u00f3w jest to wygodne i niezwykle bezpieczne.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img width=\"1024\" height=\"694\" src=\"https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-1024x694.jpg\" alt=\"Dysk Google\" class=\"wp-image-82423\" srcset=\"https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-1024x694.jpg 1024w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-300x203.jpg 300w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-768x521.jpg 768w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-1536x1041.jpg 1536w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-123x83.jpg 123w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-142x96.jpg 142w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-258x175.jpg 258w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-416x282.jpg 416w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-270x183.jpg 270w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google-26x18.jpg 26w, https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/dysk-google.jpg 1838w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Nad serwerami tworz\u0105cymi infrastruktur\u0119 chmury Google 24 godziny na dob\u0119 czuwaj\u0105 wykwalifikowani in\u017cynierowie. Dla por\u00f3wnania \u2013 w przypadku prywatnych serwer\u00f3w na tak\u0105 ochron\u0119 mog\u0105 pozwoli\u0107 sobie jedynie najbogatsze przedsi\u0119biorstwa. Co wi\u0119cej, <strong>Google Cloud stosuje zaawansowane zabezpieczenia, co potwierdzaj\u0105 niezale\u017cne certyfikaty, takie jak na przyk\u0142ad ISO 27018, SOC 3 oraz FedRAMP. <\/strong>Dzi\u0119ki subskrypcyjnemu modelowi udost\u0119pniania chmurowych dysk\u00f3w, z najwy\u017cszej klasy zabezpiecze\u0144 przed atakami haker\u00f3w i z\u0142o\u015bliwym oprogramowaniem mog\u0105 korzysta\u0107 nawet mikroprzedsi\u0119biorstwa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Przestrze\u0144 na Dysku Google dost\u0119pna jest w ramach pakietu aplikacji dla firm \u2013 Google Workspace. W zale\u017cno\u015bci od wykupionego planu, przedsi\u0119biorstwa maj\u0105 do dyspozycji od 30 GB do 5 TB na ka\u017cdego u\u017cytkownika. Plany zaczynaj\u0105 si\u0119 ju\u017c od nieco powy\u017cej 20 z\u0142 miesi\u0119cznie za licencj\u0119 \u2013 cena tego rozwi\u0105zania jest wi\u0119c bardzo konkurencyjna. Pozwala to na zachowanie naprawd\u0119 wysokiego bezpiecze\u0144stwa wra\u017cliwych danych z zachowaniem niewielkich koszt\u00f3w operacyjnych.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Czytaj te\u017c: <\/strong><a href=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/12-powodow-google-workspace\/\"><strong>12 powod\u00f3w, by wybra\u0107 Google Workspace<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-zalety-digitalizacji-dokument-w-w-firmie\">Zalety digitalizacji dokument\u00f3w w firmie<\/h2>\n\n\n\n<p>Digitalizacja dokument\u00f3w i ich archiwizacja w formie cyfrowej ma wiele zalet. Pozwala mi\u0119dzy innymi obni\u017cy\u0107 koszty prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci, zwi\u0119kszy\u0107 bezpiecze\u0144stwo przetwarzanych danych oraz podnie\u015b\u0107 efektywno\u015b\u0107 zespo\u0142u.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-ni-sze-koszty\">Ni\u017csze koszty<\/h3>\n\n\n\n<p>Przeniesienie papierowych dokument\u00f3w na cyfrowe no\u015bniki wi\u0105\u017ce si\u0119 z obni\u017ceniem sta\u0142ych koszt\u00f3w prowadzenia firmy. <strong>Przedsi\u0119biorstwo nie musi bowiem utrzymywa\u0107 pomieszcze\u0144, w kt\u00f3rych pi\u0119trz\u0105 si\u0119 kolejne stosy segregator\u00f3w.<\/strong> Pracownicy wszystkie potrzebne dokumenty maj\u0105 zawsze pod r\u0119k\u0105, dzi\u0119ki czemu ich fizyczne odpowiedniki nie musz\u0105 by\u0107 przechowywane w biurze. Firma, kt\u00f3ra przesz\u0142a na cyfrowy obieg dokument\u00f3w, mo\u017ce to zadanie powierzy\u0107 zewn\u0119trznej firmie zajmuj\u0105cej si\u0119 archiwizacj\u0105, uwalniaj\u0105c w ten spos\u00f3b moce przerobowe cz\u0119\u015bci zatrudnionych os\u00f3b.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-wi-ksze-bezpiecze-stwo\">Wi\u0119ksze bezpiecze\u0144stwo<\/h3>\n\n\n\n<p>Cyfrowy format dokument\u00f3w pozwala dobrze zabezpieczy\u0107 si\u0119 przed utrat\u0105 danych. Papier jest nara\u017cony na spalenie, zalanie, czy zwyk\u0142e niszczenie powodowane up\u0142ywem czasu. W przypadku plik\u00f3w przechowywanych na no\u015bnikach elektronicznych mo\u017cemy wykona\u0107 <strong>dowoln\u0105 liczb\u0119 kopii zapasowych.<\/strong> Dzi\u0119ki temu nawet je\u015bli kt\u00f3ry\u015b dysk ulegnie awarii, w pozosta\u0142ych miejscach dane wci\u0105\u017c pozostan\u0105 bezpieczne.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-szybsza-i-bardziej-efektywna-praca\">Szybsza i bardziej efektywna praca<\/h3>\n\n\n\n<p>Cyfrowy format dokument\u00f3w znacznie u\u0142atwia te\u017c prac\u0119 os\u00f3b, kt\u00f3re korzystaj\u0105 z nich, aby wykonywa\u0107 swoje s\u0142u\u017cbowe obowi\u0105zki. Ka\u017cdy potrzebny plik maj\u0105 one teraz w zasi\u0119gu kilku klikni\u0119\u0107. Nie musz\u0105 wi\u0119c traci\u0107 czasu na na wycieczk\u0119 do fizycznego archiwum, odszukiwanie potrzebnego segregatora i kartkowanie kolejnych stron tekstu.<\/p>\n\n\n\n<p>Cyfrowy obieg dokument\u00f3w oznacza dla pracownik\u00f3w nieprzerwany dost\u0119p do wszelkich potrzebnych im informacji, a co za tym idzie \u2013 niesamowit\u0105 wygod\u0119 i du\u017ce u\u0142atwienie w skalowaniu biznesu.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Co wi\u0119cej, umieszczenie plik\u00f3w w Google Drive sprawia, \u017ce pracownicy maj\u0105 <strong>dost\u0119p do wszystkich dokument\u00f3w<\/strong> nie tylko na swoich firmowych komputerach, ale <strong>z poziomu dowolnego urz\u0105dzenia, na kt\u00f3rym mog\u0105 zalogowa\u0107 si\u0119 na swoje konto Google.<\/strong> Takie rozwi\u0105zanie znosi wszelkie fizyczne ograniczenia je\u015bli chodzi o natychmiastowy dost\u0119p do potrzebnych informacji.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-digitalizacja-dokument-w-w-jaki-spos-b-j-zorganizowa-w-swojej-firmie\">Digitalizacja dokument\u00f3w \u2014 w jaki spos\u00f3b j\u0105 zorganizowa\u0107 w swojej firmie?<\/h2>\n\n\n\n<p>Mo\u017ce si\u0119 wydawa\u0107, \u017ce digitalizacja dokument\u00f3w jest bardzo \u0142atwa, a do jej wykonania wystarczy skaner oraz prosty program komputerowy. W praktyce dokument\u00f3w jest zazwyczaj o wiele wi\u0119cej, ni\u017c nam si\u0119 wydaje. Warto wi\u0119c dobrze przemy\u015ble\u0107 i szczeg\u00f3\u0142owo zaplanowa\u0107 ten proces.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-przemy-lenie-uk-adu-cyfrowego-archiwum\">Przemy\u015blenie uk\u0142adu cyfrowego archiwum<\/h3>\n\n\n\n<p>Jeszcze przed rozpocz\u0119ciem skanowania warto przemy\u015ble\u0107 w jaki spos\u00f3b pliki b\u0119d\u0105 przechowywane na dyskach. To \u015bwietna okazja, na<strong> uporz\u0105dkowanie dokumentacji i posegregowanie jej do odpowiednich folder\u00f3w.<\/strong> Wa\u017cne s\u0105 te\u017c nazwy samych plik\u00f3w \u2013 system powinien by\u0107 opracowany w taki spos\u00f3b, aby odnalezienie potrzebnych dokument\u00f3w trwa\u0142o zaledwie kilka chwil.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-zabezpieczenia\">Zabezpieczenia<\/h3>\n\n\n\n<p>Przechowywanie plik\u00f3w w chmurze daje wiele mo\u017cliwo\u015bci je\u015bli chodzi o ich zabezpieczenia. W konsoli administracyjnej Google Workspace mo\u017cna stworzy\u0107 <strong>dyski wsp\u00f3\u0142dzielone, a nast\u0119pnie dost\u0119p do nich umo\u017cliwi\u0107 tylko \u015bci\u015ble okre\u015blonym osobom.<\/strong> Dodatkowo konta pracownik\u00f3w maj\u0105cych dost\u0119p do wysoce wra\u017cliwych danych powinny by\u0107 wyj\u0105tkowo dobrze zabezpieczone, na przyk\u0142ad za pomoc\u0105 dwuetapowej weryfikacji przy logowaniu, okre\u015bleniu zasad dost\u0119pu zale\u017cnego od kontekstu czy ustawienia odpowiednich regu\u0142 DLP.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-przygotowanie-fizycznego-miejsca\">Przygotowanie fizycznego miejsca<\/h3>\n\n\n\n<p>Samo skanowanie dokument\u00f3w powinno odbywa\u0107 si\u0119 w warunkach, kt\u00f3re pracownikom umo\u017cliwiaj\u0105 wygodn\u0105 prac\u0119, a przetwarzanym danym \u2013 bezpiecze\u0144stwo. Warto wi\u0119c wyznaczy\u0107 do tego osobny pok\u00f3j, kt\u00f3ry b\u0119dzie zamykany na klucz. Pomieszczenie takie powinno by\u0107 te\u017c by\u0107 odpowiednio wyposa\u017cone. Konieczne b\u0119d\u0105 szafki do sk\u0142adowania dokumentacji, sto\u0142y \u2013 do jej wygodnego roz\u0142o\u017cenia, szybki skaner oraz komputer.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-oprogramowanie\">Oprogramowanie<\/h3>\n\n\n\n<p>Zeskanowane dokumenty przyjm\u0105 format obrazu (JPG, PNG itp.) lub dokumentu PDF. Jednak prawdziw\u0105 wygod\u0119 korzystania z danych daj\u0105 dokumenty, kt\u00f3re mo\u017cemy edytowa\u0107. Do zmiany formatu nale\u017cy u\u017cy\u0107 specjalnego konwertera. Program\u00f3w tego typu nie brakuje, jednak te bardziej dopracowane s\u0105 najcz\u0119\u015bciej p\u0142atne. Poza tym trzeba je pobra\u0107 i zainstalowa\u0107.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dobra wiadomo\u015b\u0107 jest taka, \u017ce <strong>Dysk Google posiada funkcj\u0119 sczytywania tekstu z obraz\u00f3w i PDF-\u00f3w.<\/strong> Funkcja optycznego rozpoznawania znak\u00f3w (OCR \u2013 ang. optical character recognition) dost\u0119pna jest dla wszystkich u\u017cytkownik\u00f3w tego narz\u0119dzia.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"#WorkspaceTips - Funkcja #OCR na Dysku Google\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/Yr0_Uf7DlsA?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h3 id=\"h-zatrudnienie-profesjonalist-w\">Zatrudnienie profesjonalist\u00f3w<\/h3>\n\n\n\n<p>Nawet dobrze zorganizowana digitalizacja wymaga du\u017cego zaanga\u017cowania i pieczo\u0142owito\u015bci. Je\u015bli firma nie posiada szybkiego skanera, wszystko zajmie te\u017c sporo czasu. Dlatego warto rozwa\u017cy\u0107 powierzenie tego zadania profesjonalistom. Na rynku dzia\u0142a wiele firm dysponuj\u0105cych zaawansowanym sprz\u0119tem i do\u015bwiadczeniem w zakresie przenoszenia dokument\u00f3w na format cyfrowy. Po uwzgl\u0119dnieniu koszt\u00f3w czasowych oraz pracowniczych mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119, \u017ce wynaj\u0119cie podwykonawcy b\u0119dzie ta\u0144sze i wygodniejsze, a efekt ko\u0144cowy \u2013 o wiele bardziej satysfakcjonuj\u0105cy.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-kilka-s-w-na-koniec\">Kilka s\u0142\u00f3w na koniec<\/h2>\n\n\n\n<p>Je\u015bli zastanawiasz si\u0119 nad wprowadzeniem w swojej firmie elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i chcesz pozna\u0107 mo\u017cliwo\u015bci, jakie w tym zakresie daje Dysk Google, daj nam zna\u0107. <strong><a href=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/kontakt\/\" class=\"ek-link\">Um\u00f3w si\u0119 na bezp\u0142atn\u0105 konsultacj\u0119<\/a> \u2013 przeanalizujemy Twoje potrzeby i doradzimy z wyborem najlepszego rozwi\u0105zania. <\/strong>W FOTC mo\u017cesz testowa\u0107 Google Workspace przez 30 dni za darmo, to dwa razy d\u0142u\u017cej ni\u017c bezpo\u015brednio w Google.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Digitalizacja, czyli przeniesienie dokument\u00f3w z no\u015bnik\u00f3w analogowych na cyfrowe, znacznie podnosi efektywno\u015b\u0107 pracy zespo\u0142\u00f3w i u\u0142atwia skalowanie przedsi\u0119biorstwa. Z poni\u017cszego artyku\u0142u dowiesz si\u0119, co to digitalizacja i jakie daje korzy\u015bci. Piszemy te\u017c o tym, co zrobi\u0107, aby cyfryzacja papierowych archiw\u00f3w przebieg\u0142a sprawnie, a wszelkie odbywaj\u0105ce si\u0119 w jej ramach procesy uwzgl\u0119dnia\u0142y obowi\u0105zuj\u0105ce standardy bezpiecze\u0144stwa. Digitalizacja&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":24,"featured_media":82427,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":5,"_editorskit_typography_data":[],"_editorskit_blocks_typography":"","_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}"},"categories":[563],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v16.7 (Yoast SEO v19.6) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pl_PL\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"FOTC\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2022-07-14T08:43:51+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2022-07-15T10:33:06+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/BLOG_GW_-1.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1200\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"628\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Monika Zaj\u0105c\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:title\" content=\"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC\" \/>\n<meta name=\"twitter:description\" content=\"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/\",\"url\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/\",\"name\":\"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/#website\"},\"datePublished\":\"2022-07-14T08:43:51+00:00\",\"dateModified\":\"2022-07-15T10:33:06+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/757c0d34db00f86d0dc5b08256b39167\"},\"description\":\"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"pl-PL\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/\"]}],\"accessibilityFeature\":[\"tableOfContents\"]},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"PL\",\"item\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"Google Workspace\",\"item\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/category\/google-workspace-pl\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":3,\"name\":\"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega i dlaczego warto j\u0105 wykonywa\u0107?\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/#website\",\"url\":\"https:\/\/fotc.com\/\",\"name\":\"FOTC\",\"description\":\"Partner Google Cloud\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/fotc.com\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":\"required name=search_term_string\"}],\"inLanguage\":\"pl-PL\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/757c0d34db00f86d0dc5b08256b39167\",\"name\":\"Monika Zaj\u0105c\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"pl-PL\",\"@id\":\"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6bee532f79773832b1a528781832898d?s=96&d=mm&r=g\",\"contentUrl\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6bee532f79773832b1a528781832898d?s=96&d=mm&r=g\",\"caption\":\"Monika Zaj\u0105c\"},\"description\":\"Monika Zaj\u0105c has been involved in content marketing for over 10 years. In her career, she has created content for brands such as Santander Bank, \u017babka, ISOVER, Meble FORTE or Raben. At FOTC, she is a Content Manager.\",\"sameAs\":[\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/monika-m-zajac\"],\"knowsAbout\":[\"Google Workspace\",\"Duet AI\"],\"jobTitle\":\"Content Manager\",\"worksFor\":\"FOTC\",\"url\":\"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/author\/monika-zajac\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC","description":"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/","og_locale":"pl_PL","og_type":"article","og_title":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC","og_description":"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.","og_url":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/","og_site_name":"FOTC","article_published_time":"2022-07-14T08:43:51+00:00","article_modified_time":"2022-07-15T10:33:06+00:00","og_image":[{"width":1200,"height":628,"url":"https:\/\/fotc.com\/app\/uploads\/2022\/07\/BLOG_GW_-1.jpg","type":"image\/jpeg"}],"author":"Monika Zaj\u0105c","twitter_card":"summary_large_image","twitter_title":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC","twitter_description":"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.","schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/","url":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/","name":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega? \u2013 FOTC","isPartOf":{"@id":"https:\/\/fotc.com\/#website"},"datePublished":"2022-07-14T08:43:51+00:00","dateModified":"2022-07-15T10:33:06+00:00","author":{"@id":"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/757c0d34db00f86d0dc5b08256b39167"},"description":"Dowiedz si\u0119, czym jest digitalizacja dokument\u00f3w, jak przygotowa\u0107 firm\u0119 do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w i dlaczego w og\u00f3le warto to zrobi\u0107.","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/#breadcrumb"},"inLanguage":"pl-PL","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/"]}],"accessibilityFeature":["tableOfContents"]},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/digitalizacja-dokumentow-na-czym-polega-i-dlaczego-warto-ja-wykonywac\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"PL","item":"https:\/\/fotc.com\/pl\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Google Workspace","item":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/category\/google-workspace-pl\/"},{"@type":"ListItem","position":3,"name":"Digitalizacja dokument\u00f3w \u2013 na czym polega i dlaczego warto j\u0105 wykonywa\u0107?"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/fotc.com\/#website","url":"https:\/\/fotc.com\/","name":"FOTC","description":"Partner Google Cloud","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/fotc.com\/?s={search_term_string}"},"query-input":"required name=search_term_string"}],"inLanguage":"pl-PL"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/757c0d34db00f86d0dc5b08256b39167","name":"Monika Zaj\u0105c","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"pl-PL","@id":"https:\/\/fotc.com\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6bee532f79773832b1a528781832898d?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6bee532f79773832b1a528781832898d?s=96&d=mm&r=g","caption":"Monika Zaj\u0105c"},"description":"Monika Zaj\u0105c has been involved in content marketing for over 10 years. In her career, she has created content for brands such as Santander Bank, \u017babka, ISOVER, Meble FORTE or Raben. At FOTC, she is a Content Manager.","sameAs":["https:\/\/www.linkedin.com\/in\/monika-m-zajac"],"knowsAbout":["Google Workspace","Duet AI"],"jobTitle":"Content Manager","worksFor":"FOTC","url":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/author\/monika-zajac\/"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/82419"}],"collection":[{"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/24"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=82419"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/82419\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/82427"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=82419"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=82419"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/fotc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=82419"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}