{"id":31261,"date":"2020-10-19T13:57:56","date_gmt":"2020-10-19T11:57:56","guid":{"rendered":"https:\/\/fotc.com\/?p=31261"},"modified":"2023-10-11T15:49:00","modified_gmt":"2023-10-11T13:49:00","slug":"elektroniczny-obieg-dokumentow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/elektroniczny-obieg-dokumentow\/","title":{"rendered":"Elektroniczny obieg dokument\u00f3w w firmie"},"content":{"rendered":"\n
Elektroniczny obieg dokument\u00f3w (ang. document automation) to proces, kt\u00f3ry wyst\u0119puje w ka\u017cdym przedsi\u0119biorstwie, ale nie wsz\u0119dzie jest dobrze zoptymalizowany. Wraz ze wzrostem firmy, zatrudnianiem nowych pracownik\u00f3w i obs\u0142ug\u0105 coraz wi\u0119kszej liczby klient\u00f3w ro\u015bnie te\u017c obj\u0119to\u015b\u0107 s\u0142u\u017cbowej dokumentacji.<\/span> Dowiedz si\u0119, dlaczego warto jak najszybciej wdro\u017cy\u0107 sprawdzone strategie cyfrowego zarz\u0105dzania dokumentami. <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n Zaniedbanie procedur usprawniaj\u0105cych przep\u0142yw plik\u00f3w w startupie to ryzykowne posuni\u0119cie. Mo\u017ce doprowadzi\u0107 do tego, \u017ce korporacja, kt\u00f3r\u0105 ten startup stanie si\u0119 kilka lat p\u00f3\u017aniej, b\u0119dzie zmaga\u0107 si\u0119 z wewn\u0119trznymi przeszkodami podczas ka\u017cdego nowego przedsi\u0119wzi\u0119cia.<\/span> <\/p>\n\n\n\n Na rynku nie brakuje firm oferuj\u0105cych programy i us\u0142ugi uporz\u0105dkowania dokumentacji w przedsi\u0119biorstwach, kt\u00f3rym ten proces wymkn\u0105\u0142 si\u0119 spod kontroli. Je\u015bli dynamicznie rozwijaj\u0105ca si\u0119 organizacja nie nad\u0105\u017ca za olbrzymi\u0105 liczb\u0105 formularzy, faktur, poczty tradycyjnej, maili, prezentacji czy um\u00f3w, to skorzystanie z pomocy zewn\u0119trznej firmy okazuje si\u0119 niezb\u0119dne. Jednak mo\u017cna zadba\u0107 o to samodzielnie. Co nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119? <\/span><\/p>\n\n\n\n Pierwszym i najwa\u017cniejszym i najwa\u017cniejszym zadaniem jest digitalizacja<\/a>, czyli <\/span>wdro\u017cenie w s z y s t k i c h papierowych dokument\u00f3w do obiegu cyfrowego<\/b>. Bez wyj\u0105tku. Nawet je\u015bli nadal wiele spraw w firmie wymaga wykorzystania tradycyjnej poczty i archiw\u00f3w wype\u0142nionych po sufit segregatorami, to warto wykszta\u0142ci\u0107 w pracownikach nawyk skanowania i digitalizowania ka\u017cdego nowego dokumentu.\u00a0<\/span><\/p>\n\n\n\n Je\u015bli ju\u017c gromadzisz wszystkie dokumenty w formacie cyfrowym, to pora <\/span>znale\u017a\u0107 bezpieczne i wygodne miejsce na przechowywanie plik\u00f3w<\/b>. Pracownicy mogliby trzyma\u0107 swoje pliki na dyskach twardych s\u0142u\u017cbowych urz\u0105dze\u0144. Jednak to rozwi\u0105zanie utrudni osobom decyzyjnym w firmie zachowanie kontroli nad dokumentacj\u0105 oraz b\u0119dzie przeszkod\u0105 w dzieleniu si\u0119 zasobami z zespo\u0142em. <\/span>Najlepszym magazynem na cyfrowe dane jest chmura.<\/b> Dlaczego? Firmy, kt\u00f3re przechowuj\u0105 dane w swojej chmurze, mog\u0105:<\/span><\/p>\n\n\n\n Szuflady i dyski twarde s\u0142u\u017cbowych komputer\u00f3w pracownik\u00f3w maj\u0105 ograniczon\u0105 pojemno\u015b\u0107. Za ka\u017cdym razem, gdy wolna przestrze\u0144 zaczyna si\u0119 ko\u0144czy\u0107, przedsi\u0119biorcy staj\u0105 w obliczu kosztownych decyzji. W gr\u0119 wchodzi wymiana floty urz\u0105dze\u0144, wynajem pomieszczenia na archiwum i dodatkowe problemy zwi\u0105zane z transferem plik\u00f3w oraz transportem dokument\u00f3w. Tych zb\u0119dnych inwestycji mo\u017cna bardzo \u0142atwo unikn\u0105\u0107, wybieraj\u0105c <\/span>chmur\u0119 publiczn\u0105, kt\u00f3ra ro\u015bnie razem z potrzebami firmy<\/b>. <\/span><\/p>\n\n\n\n Chmura to <\/span>skalowalny outsourcing przestrzeni i mocy obliczeniowej<\/b>. Dzi\u0119ki niej mo\u017cesz wykorzysta\u0107 potencja\u0142 olbrzymich serwerowni, kt\u00f3re s\u0105 obs\u0142ugiwane przez mi\u0119dzynarodowych gigant\u00f3w technologicznych. Pocz\u0105tkuj\u0105ca firma mo\u017ce wybra\u0107 dopasowany pakiet us\u0142ug i op\u0142aca\u0107 go w formie miesi\u0119cznej subskrypcji bez \u017cadnych wst\u0119pnych inwestycji, kt\u00f3re mog\u0142yby nadwyr\u0119\u017cy\u0107 bud\u017cet. Gdy zyski i potrzeby rosn\u0105, to przedsi\u0119biorcy decyduj\u0105 si\u0119 na upgrade us\u0142ugi, by mie\u0107 jeszcze wi\u0119cej przestrzeni oraz kontroli. <\/span><\/p>\n\n\n\n Na koszt obs\u0142ugi biura, kt\u00f3re wykorzystuje g\u0142\u00f3wnie papierow\u0105 dokumentacj\u0119 sk\u0142ada si\u0119 nie tylko cena drukarek, tuszu, niszczarek, szafek, ryz papieru, akcesori\u00f3w i op\u0142at pocztowych. Jest te\u017c mn\u00f3stwo ukrytych koszt\u00f3w, takich jak: <\/span><\/p>\n\n\n\n Elektroniczny obieg dokument\u00f3w w chmurze rozwi\u0105zuje wszystkie powy\u017csze problemy, a tak\u017ce znacznie redukuje negatywny wp\u0142yw operacji firmy na \u015brodowisko. Google Cloud to producent chmury publicznej dla biznesu, kt\u00f3ry systematycznie<\/span> inwestuje w odnawialne \u017ar\u00f3d\u0142a energii<\/span><\/a>. Dzi\u0119ki temu Google ograniczy\u0142o generowanie odpad\u00f3w o 92% i zmniejszy\u0142o swoje wydatki energetyczne o po\u0142ow\u0119. <\/span><\/p>\n\n\n\n Je\u015bli digitalizacja w Twojej firmie jest ju\u017c na wysokim poziomie, to jedyne czego potrzebujesz, to zestaw narz\u0119dzi, kt\u00f3re pozwol\u0105 wygodnie tworzy\u0107 i przechowywa\u0107 dokumenty w chmurze.<\/span><\/p>\n\n\n\n Google Cloud nie tylko jest dostawc\u0105 taniej i ekologicznej chmury, ale te\u017c ma jedn\u0105 z najbardziej rozbudowanych ofert pakietu program\u00f3w biurowych, z kt\u00f3rych korzystaj\u0105 tysi\u0105ce polskich przedsi\u0119biorc\u00f3w. W sk\u0142ad ka\u017cdego wariantu us\u0142ugi <\/span>Google Workspace<\/span><\/a> wchodz\u0105 aplikacje, takie jak:<\/span><\/p>\n\n\n\n Wdro\u017ceniami Google Workspace w Polsce zajmuje si\u0119 oficjalny partner Google Cloud \u2013 FOTC. <\/span>Skontaktuj si\u0119 z nami<\/span><\/a>, aby dowiedzie\u0107 si\u0119 wi\u0119cej o aplikacjach, przebiegu wdro\u017cenia, szkoleniach i ofercie polskoj\u0119zycznego wsparcia technicznego. <\/span><\/p>\n\n\n\n Czytaj te\u017c:<\/b> Change management<\/strong><\/a> \u2013 jak wdra\u017ca\u0107 nowe narz\u0119dzia pracy w du\u017cych firmach?\u00a0<\/span><\/p>\n\n\n\n Na koniec przedstawiamy funkcjonalno\u015bci narz\u0119dzi Google Workspace, kt\u00f3re sprawi\u0105, \u017ce wdro\u017cenie elektronicznego obiegiu dokument\u00f3w w firmie b\u0119dzie jeszcze prostsze. <\/span><\/p>\n\n\n\n W warunkach pracy zdalnej skaner nie zawsze jest pod r\u0119k\u0105, ale to nie oznacza, \u017ce nie mo\u017cemy dzieli\u0107 si\u0119 fizycznymi dokumentami z klientami i wsp\u00f3\u0142pracownikami. Aplikacja mobilna Dysku Google na Android ma wbudowany skaner, kt\u00f3ry uruchomisz wybieraj\u0105c <\/span>[+]<\/b> > <\/span>Scan.<\/b><\/p>\n\n\n\n Parametry aparat\u00f3w fotograficznych we wsp\u00f3\u0142czesnych smartfonach pozwalaj\u0105 na zrobienie zdj\u0119cia wysokiej jako\u015bci \u2013 wystarczy, \u017ce znajdziesz dobrze o\u015bwietlone miejsce. Je\u015bli jednak dokument zawiera pismo odr\u0119czne i chcesz poprawi\u0107 jako\u015b\u0107 skanu, aby by\u0142 wyra\u017aniejszy, to zrobisz to bezpo\u015brednio po wykonaniu zdj\u0119cia. Dysk Google pomo\u017ce Ci przyci\u0105\u0107 zdj\u0119cie, obr\u00f3ci\u0107, poprawi\u0107 kontrast czy zmieni\u0107 schemat kolor\u00f3w na czarno-bia\u0142e. Gdy jeste\u015b ju\u017c zadowolony z efektu, to kliknij <\/span>Save <\/b>i nazwij nowy dokument \u2013 skan w formacie PDF pojawi si\u0119 w wybranej lokalizacji na Twoim Dysku Google. <\/span><\/p>\n\n\n\n W parze z funkcj\u0105 mobilnego skanowania dokument\u00f3w warto wykorzystywa\u0107 jeszcze jedn\u0105, ma\u0142o znan\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 Dysku Google \u2013 OCR (ang. optical character recognition), czyli narz\u0119dzie to sczytywania tekstu z obraz\u00f3w i PDF-\u00f3w. Dzia\u0142anie tej funkcji t\u0142umaczy Kacper na <\/span>kanale YouTube FOTC<\/span><\/a>:<\/span><\/p>\n\n\n\n10 korzy\u015bci z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokument\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n
Elektroniczny obieg dokument\u00f3w \u2013 na czym polega?<\/b><\/h2>\n\n\n\n
Digitalizacja<\/span><\/h3>\n\n\n\n
Przechowywanie i bezpiecze\u0144stwo<\/span><\/h3>\n\n\n\n
Skalowalno\u015b\u0107<\/span><\/h3>\n\n\n\n
Koszty i wp\u0142yw na \u015brodowisko<\/span><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nNarz\u0119dzia organizacji elektronicznego obiegu dokument\u00f3w<\/b><\/h2>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\nWskaz\u00f3wki, kt\u00f3re usprawni\u0105 elektroniczny obieg dokument\u00f3w z Google Workspace<\/b><\/h2>\n\n\n\n
Skanowanie dokument\u00f3w na Dysk Google<\/span><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\nOCR na Dysku Google<\/span><\/h3>\n\n\n\n