{"id":31188,"date":"2020-02-26T17:26:58","date_gmt":"2020-02-26T16:26:58","guid":{"rendered":"https:\/\/fotc.com\/inbox-zero-w-gmailu-2020\/"},"modified":"2023-10-10T18:11:18","modified_gmt":"2023-10-10T16:11:18","slug":"inbox-zero-w-gmailu-2020","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fotc.com\/pl\/blog\/inbox-zero-w-gmailu-2020\/","title":{"rendered":"Jak wprowadzi\u0107 i utrzyma\u0107 Inbox Zero w Gmailu?"},"content":{"rendered":"\n
Je\u015bli kiedykolwiek zdarzy\u0142o Ci si\u0119 przeoczy\u0107 wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107 w\u015br\u00f3d dziesi\u0105tek nieodczytanych maili lub otrzyma\u0107 powiadomienie o tym, \u017ce przestrze\u0144 na Twojej poczcie zaczyna si\u0119 ko\u0144czy\u0107, to wyra\u017any znak, \u017ce czas wypracowa\u0107 sobie nowe nawyki zarz\u0105dzania skrzynk\u0105 email. Na szcz\u0119\u015bcie, nie musisz robi\u0107 tego metod\u0105 pr\u00f3b i b\u0142\u0119d\u00f3w. System czynno\u015bci, kt\u00f3re pozwol\u0105 Ci przej\u0105\u0107 kontrol\u0119 nad poczt\u0105 zosta\u0142 ju\u017c wymy\u015blony i korzystaj\u0105 z niego miliony u\u017cytkownik\u00f3w Gmaila na ca\u0142ym \u015bwiecie. Poznaj Inbox Zero.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n Inbox Zero to stosowany przez power user\u00f3w<\/em> system obs\u0142ugi poczty, kt\u00f3ry sprzyja produktywno\u015bci. Zosta\u0142 zaprojektowany tak, by pom\u00f3c ludziom zachowa\u0107 porz\u0105dek w skrzynce pomimo du\u017cej liczby nap\u0142ywaj\u0105cych maili. Wprowadzenie do swojej codziennej rutyny kilku prostych nawyk\u00f3w pozwoli Ci zaoszcz\u0119dzi\u0107 mn\u00f3stwo czasu i sprawi, \u017ce codzienny przegl\u0105d poczty stanie si\u0119 \u017ar\u00f3d\u0142em satysfakcji, a nie frustracji. <\/span><\/p>\n\n\n\n Gmail dla firm<\/a> pozwala osi\u0105gn\u0105\u0107 b\u0142ogi stan pustej skrzynki odbiorczej bez instalowania dodatkowych wtyczek \u2013 wystarczy opanowa\u0107 wbudowane funkcje. W trakcie wielu lat rozwoju najpopularniejszej wirtualnej poczty \u015bwiata, Google wyposa\u017cy\u0142o j\u0105 w szereg opcji wspomagaj\u0105cych priorytetyzacj\u0119 i sortowanie wiadomo\u015bci.\u00a0<\/span><\/p>\n\n\n\n Wi\u0119kszo\u015b\u0107 u\u017cytkownik\u00f3w codziennie widzi w skrzynce odbiorczej nieko\u0144cz\u0105cy si\u0119 mieszanin\u0119 nowych i starych wiadomo\u015bci. Gdy usuniemy jedn\u0105, to na jej miejsce wskakuje kolejna, kt\u00f3ra dot\u0105d nie mie\u015bci\u0142a si\u0119 w limicie 50 widocznych pozycji. <\/span><\/p>\n\n\n\n W g\u0142\u00f3wnym folderze skrzynki powinny si\u0119 znajdowa\u0107 wy\u0142\u0105cznie nowe, nieodczytane wiadomo\u015bci<\/strong>, kt\u00f3re wymagaj\u0105 od Ciebie podj\u0119cia jakiej\u015b akcji (sortowania, archiwizacji, czy odpowiedzi). W\u00f3wczas ka\u017cdego dnia, gdy uruchomisz poczt\u0119 po raz pierwszy, b\u0119dziesz mie\u0107 w zasi\u0119gu wzroku tylko zaplanowane zadania i to, co zmieni\u0142o si\u0119 od wczoraj.<\/span><\/p>\n\n\n\n Oczywi\u015bcie, nie zawsze jeste\u015bmy w stanie odpowiedzie\u0107 wszystkim nadawcom nowych wiadomo\u015bci od r\u0119ki. Spo\u015br\u00f3d wszystkich wiadomo\u015bci, kt\u00f3re wpadaj\u0105 do Twojej skrzynki wybierz te, z kt\u00f3rymi musisz co\u015b zrobi\u0107 i przenie\u015b je w widoczne miejsce.<\/strong> Idealnym miejscem do przechowywania priorytet\u00f3w jest dodatkowa skrzynka, ale o tym p\u00f3\u017aniej.<\/span><\/p>\n\n\n\n Mniej pilne sprawy lub ciekawe wiadomo\u015bci, do kt\u00f3rych jeszcze planujesz wr\u00f3ci\u0107, oznacz odpowiedni\u0105 etykiet\u0105<\/strong>. W ten spos\u00f3b nie umkn\u0105 Twojej uwadze, gdy zajmiesz si\u0119 tematem, kt\u00f3rego dotycz\u0105. Przyk\u0142adowo: oznacz wszystkie faktury i wiadomo\u015bci z ksi\u0119gowo\u015bci etykiet\u0105<\/span> Firma<\/b> i zarchiwizuj je. Gdy przyjdzie czas podsumowa\u0144 i rozlicze\u0144 to wszystko znajdziesz w jednym miejscu. <\/span><\/p>\n\n\n\n Wszystkie nieistotne wiadomo\u015bci, kt\u00f3re chcesz przejrze\u0107 w wolnej chwili, powinny omin\u0105\u0107 skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105<\/strong> i od razu trafi\u0107 do odpowiedniej szufladki archiwum. Mowa tu o newsletterach, mailingach i powiadomieniach. Nie potrzebujesz takiego rozproszenia na pocz\u0105tku produktywnego dnia. <\/span><\/p>\n\n\n\n Powiadomienia mailowe, do kt\u00f3rych na pewno nie wr\u00f3cisz, usu\u0144<\/strong>. Aplikacja Gmail w Google Workspace<\/a> ma du\u017c\u0105 (a od wersji Enterprise \u2013 nieograniczon\u0105) pojemno\u015b\u0107. Nie musisz martwi\u0107 si\u0119 za\u015bmiecaniem dysku, tylko za\u015bmiecaniem wynik\u00f3w przysz\u0142ych wyszukiwa\u0144 i swoich sko\u0144czonych zasob\u00f3w uwagi. <\/span><\/p>\n\n\n\n Domy\u015blne ustawienia Gmaila do pewnego etapu zaawansowania zdaj\u0105 egzamin. Pi\u0119\u0107 podstawowych kategorii (G\u0142\u00f3wne, Spo\u0142eczno\u015bci, Oferty, Powiadomienia i Fora) tworzy zautomatyzowany system segregowania wiadomo\u015bci, kt\u00f3ry bardzo dobrze dzia\u0142a \u2013 nie daje jednak w pe\u0142ni odczu\u0107 ogromu mo\u017cliwo\u015bci tej poczty. Aby przej\u0105\u0107 sterowanie nad narz\u0119dziami dost\u0119pnymi w Gmailu, musisz zacz\u0105\u0107 od grzebania w ustawieniach. <\/span><\/p>\n\n\n\n Przede wszystkim pozb\u0105d\u017a si\u0119 domy\u015blnie zautomatyzowanych mechanizm\u00f3w utrzymywania porz\u0105dku<\/strong> w Gmailu, z kt\u00f3rych (jako aspiruj\u0105cy power user) wyros\u0142e\u015b. Pod ko\u0142em z\u0119batym w prawym g\u00f3rnym rogu znajdziesz list\u0119 odno\u015bnik\u00f3w do wszystkich niezb\u0119dnych ustawie\u0144 swojej poczty. Wybierz pozycj\u0119 <\/span>Skonfiguruj skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105<\/b> i w okienku, kt\u00f3re si\u0119 pojawi odznacz wszystkie kategorie poza \u201cg\u0142\u00f3wn\u0105\u201d.<\/span><\/p>\n\n\n\n Gwiazdki w Gmailu to naj\u0142atwiejszy do zastosowania i najlepiej widoczny znacznik wiadomo\u015bci. Cho\u0107 wiele os\u00f3b porz\u0105dkuje swoje priorytety przy pomocy etykiet, to my proponujemy Ci przetestowa\u0107 jeszcze szybszy spos\u00f3b segregacji. <\/span><\/p>\n\n\n\n Jedna gwiazdka to za ma\u0142o do utrzymania porz\u0105dku, wi\u0119c najpierw przejd\u017a do <\/span>Ustawie\u0144<\/b>, aby troch\u0119 urozmaici\u0107 oznaczenia. W zak\u0142adce <\/span>Og\u00f3lne<\/b> znajdziesz a\u017c dwana\u015bcie symboli, kt\u00f3re pomog\u0105 rozr\u00f3\u017cni\u0107 priorytetowe wiadomo\u015bci. Na pocz\u0105tek wystarcz\u0105 Ci cztery: yellow-star, green-check, red-bang oraz blue-info. <\/span><\/p>\n\n\n\n Oznaczanie maila wybranym symbolem jest proste: kliknij gwiazdk\u0119 na li\u015bcie wiadomo\u015bci \u2013 2 klikni\u0119cia zamieni\u0105 j\u0105 w znak wyboru (\u2714\ufe0f), 3 w wykrzyknik (\u2757), a 4 w literk\u0119 „i” na niebieskim tle (\u2139\ufe0f).<\/span><\/p>\n\n\n\n W kolejnej zak\u0142adce ustawie\u0144 \u2013 <\/span>Odebrane* <\/b>\u2013 uruchomisz dodatkowe skrzynki i widok, kt\u00f3ry pozwoli Ci mie\u0107 najwa\u017cniejsze maile zawsze w zasi\u0119gu wzroku. Zmie\u0144 typ skrzynki z domy\u015blnego<\/em> na wiele skrzynek odbiorczych<\/em>. Pojawi si\u0119 pi\u0119\u0107 wierszy, w kt\u00f3rych mo\u017cesz ustawi\u0107 warunki wy\u015bwietlania wiadomo\u015bci w danej skrzynce. <\/span><\/p>\n\n\n\n Pora wykorzysta\u0107 gwiazdki, kt\u00f3re dodali\u015bmy przed chwil\u0105. Mo\u017cemy podzieli\u0107 skrzynk\u0119 na trzy cz\u0119\u015bci:<\/span><\/p>\n\n\n\n \u2757 <\/span>To do<\/b> \u2013 maile, kt\u00f3re wymagaj\u0105 podj\u0119cia akcji (warunki <\/span>is:starred has:red-bang <\/b>sprawi\u0105, \u017ce trafi\u0105 do tej skrzynki tylko wiadomo\u015bci oznaczone wykrzyknikiem )<\/span><\/p>\n\n\n\n \u2714\ufe0f <\/span>Waiting<\/b> \u2013 w\u0105tki, na kt\u00f3rymi ju\u017c si\u0119 zaj\u0119li\u015bmy i oczekujemy odpowiedzi (<\/span> is:starred has:green-check<\/b>) <\/span><\/p>\n\n\n\n [\u2139\ufe0f] <\/span>Current<\/b> \u2013 w\u0105tki kt\u00f3re zawieraj\u0105 ciekawe informacje lub pliki, na kt\u00f3rych b\u0119dziemy pracowa\u0107 w najbli\u017cszym czasie (<\/span>is:starred has:blue-info<\/b>)<\/span><\/p>\n\n\n\n Te skrzynki mo\u017cesz dostosowa\u0107 do swoich potrzeb, albo doda\u0107 ich jeszcze wi\u0119cej. Mo\u017cna utworzy\u0107 skrzynk\u0119 na maile z dan\u0105 etykiet\u0105 (label:nazwa-etykiety) lub na wiadomo\u015bci od konkretnej osoby (from:<\/span>adres@nadawcy.pl<\/span>).<\/span><\/p>\n\n\n\n Nast\u0119pna pozycja na li\u015bcie ustawie\u0144 daje mo\u017cliwo\u015b\u0107 zmiany po\u0142o\u017cenia dodatkowych skrzynek. <\/span><\/p>\n\n\n\n *Uwaga – je\u015bli nie mo\u017cesz znale\u017a\u0107 powy\u017cszych opcji w <\/span>Odebranych<\/b> to poszukaj w <\/span>Zaawansowanych<\/b>. Gmail jest w trakcie procesu od\u015bwie\u017cania interfejsu, wi\u0119c na niekt\u00f3rych kontach kolejno\u015b\u0107 ustawie\u0144 wygl\u0105da inaczej. <\/span><\/p>\n\n\n\n Nadesz\u0142a pora, aby przekopa\u0107 si\u0119 przez stos wiadomo\u015bci, kt\u00f3re nazbiera\u0142y si\u0119 w skrzynce odbiorczej. Spokojnie, nie musisz przenosi\u0107 ka\u017cdego maila z osobna. Pierwsza segregacja, kt\u00f3ra wyznaczy ca\u0142y rytm Twojej przysz\u0142ej pracy z Gmailem nie zajmie wi\u0119cej ni\u017c p\u00f3\u0142 godziny. <\/span><\/p>\n\n\n\n Ignorowanie, a<\/span>rchiwizowanie<\/a><\/span> i przenoszenie maili do kosza to czynno\u015bci, kt\u00f3re pozwol\u0105 Ci pozby\u0107 si\u0119 wszystkich wiadomo\u015bci ze skrzynki odbiorczej.<\/p>\n\n\n\n Archiwizacja<\/b> brzmi gro\u017anie, ale powinna by\u0107 najcz\u0119\u015bciej stosowanym przyciskiem w Gmailu. Zarchiwizowane wiadomo\u015bci przestaj\u0105 by\u0107 widoczne w skrzynce, ale nie znikaj\u0105. Nadal mo\u017cemy je znale\u017a\u0107 pod przyporz\u0105dkowan\u0105 etykiet\u0105 lub poprzez wyszukiwanie na pasku u g\u00f3ry okna. Je\u015bli nie maj\u0105 etykiety, to l\u0105duj\u0105 w sk\u0142adowisku nieoznaczonych wiadomo\u015bci \u2013 w folderze <\/span>Wszystkie<\/b>. Je\u015bli uczestnik konwersacji po czasie odpowie na zarchiwizowany mail, to ca\u0142y w\u0105tek wr\u00f3ci do skrzynki odbiorczej. <\/span><\/p>\n\n\n\n Ignorowanie<\/b> pozwala pozby\u0107 si\u0119 natarczywych wiadomo\u015bci bez usuwania. Dzia\u0142a podobnie do archiwizowania, ale r\u00f3\u017cnica polega na tym, \u017ce nowe wiadomo\u015bci w w\u0105tkach nie pojawi\u0105 si\u0119 ponownie w skrzynce odbiorczej. Ta opcja jest przydatna, gdy w w\u0105tku toczy si\u0119 dyskusja, kt\u00f3ra nas rozprasza, albo gdy dostajemy od kogo\u015b wiadomo\u015bci zbyt cz\u0119sto. Wi\u0119cej ich nie zobaczymy, chyba \u017ce celowo je wyszukamy. <\/span><\/p>\n\n\n\n Usuwanie<\/b> przenosi maile do kosza. Nie jest to nieodwracalne, bo wiadomo\u015bci w koszu s\u0105 przechowywane jeszcze przez 30 dni zanim permanentnie znikn\u0105 z dysku. <\/span><\/p>\n\n\n\n Etykiety i filtry<\/a><\/span> to funkcje specyficzne dla Gmaila, kt\u00f3re pozostaj\u0105 niedoceniane przez przeci\u0119tnych u\u017cytkownik\u00f3w. Pozwalaj\u0105 nam uporz\u0105dkowa\u0107 wszystkie wiadomo\u015bci wed\u0142ug dowolnych, spersonalizowanych kryteri\u00f3w.<\/span><\/p>\n\n\n\n Mo\u017cesz stworzy\u0107 etykiet\u0119 na wiele sposob\u00f3w: w ustawieniach, w widoku wiadomo\u015bci, w panelu bocznym lub podczas tworzenia filtr\u00f3w. <\/span><\/p>\n\n\n\n Foldery z etykietami znajdziesz w panelu bocznym po lewej stronie przegl\u0105darki. Stw\u00f3rz ich tak wiele, jak potrzebujesz i przyporz\u0105dkuj im kolory, kt\u00f3re poprawi\u0105 przejrzysto\u015b\u0107 w skrzynkach. <\/span><\/p>\n\n\n\n Etykiety w po\u0142\u0105czeniu z filtrowaniem w Gmailu pozwalaj\u0105 na precyzyjne dostosowanie automatyzacji segregowania 90% wiadomo\u015bci z naszej skrzynki. Istnieje mn\u00f3stwo mo\u017cliwo\u015bci konfiguracji filtr\u00f3w \u2013 ale jest to tak proste, \u017ce ju\u017c za drugim podej\u015bciem mo\u017cesz improwizowa\u0107 i eksperymentowa\u0107. Filtry ustawiamy zaznaczaj\u0105c jeden lub kilka maili i klikaj\u0105c <\/span>Filtruj wiadomo\u015bci tego typu<\/b> na li\u015bcie rozwijanej symbolem trzech kropek. Cho\u0107 filtry nie s\u0105 widoczne w skrzynce na co dzie\u0144, to mo\u017cemy wprowadza\u0107 w nich dowolne zmiany, odnajduj\u0105c opcje filtrowania w <\/span>Ustawieniach.<\/b><\/p>\n\n\n\n Jak ka\u017cdy u\u017cytkownik internetu mia\u0142e\u015b okazj\u0119 zostawi\u0107 sw\u00f3j adres email w kilku bazach danych marketingowych. Pewnie nawet w kilkuset. Dzi\u0119ki RODO ka\u017cdy promocyjny mail zawiera teraz link do wypisania si\u0119 z subskrypcji \u2013 i to jest naj\u0142atwiejszy spos\u00f3b, by pozby\u0107 si\u0119 niechcianych wiadomo\u015bci od jakiej\u015b firmy. Jednak nie wszystkie chcemy usuwa\u0107, niekt\u00f3re masowo rozsy\u0142ane maile zawieraj\u0105 jak\u0105\u015b warto\u015b\u0107 dla odbiorcy, na przyk\u0142ad ciekawe newsy czy rabaty. Aby unikn\u0105\u0107 sortowania ka\u017cdego mailingu, newslettera i oferty z osobna, warto ten proces zautomatyzowa\u0107. <\/span><\/p>\n\n\n\n Mo\u017cesz stworzy\u0107 kilka etykiet dla r\u00f3\u017cnych kategorii lub nadawc\u00f3w masowych maili albo wybra\u0107 radykalne podej\u015bcie i wrzuci\u0107 je wszystkie do folderu z etykiet\u0105 <\/span>Mailing<\/b>. Niezale\u017cnie od tego, co wybierzesz, procedura wygl\u0105da tak samo: <\/span><\/p>\n\n\n\n Tak przefiltrowane wiadomo\u015bci b\u0119d\u0105 automatycznie archiwizowane, ale mo\u017cliwe do odnalezienia po klikni\u0119ciu w etykiet\u0119. Je\u015bli nie masz odpowiedniej etykiety, to mo\u017cesz j\u0105 utworzy\u0107 podczas ustawiania filtra. <\/span><\/p>\n\n\n\n Po skonfigurowaniu ustawie\u0144, ustaleniu priorytet\u00f3w, wprowadzeniu etykiet i na\u0142o\u017ceniu filtr\u00f3w na wiadomo\u015bci przychodz\u0105ce, Twoja skrzynka powinna wygl\u0105da\u0107 tak:<\/span><\/p>\n\n\n\n Porz\u0105dki to nie wszystko. Teraz trzeba zadba\u0107 o utrzymywanie czysto\u015bci na co dzie\u0144. Aby cieszy\u0107 si\u0119 pust\u0105 skrzynk\u0105 jak najcz\u0119\u015bciej, wprowad\u017a do swojego planu dnia nast\u0119puj\u0105cy zestaw rutynowych czynno\u015bci:<\/span><\/p>\n\n\n\n I tyle \u2013 par\u0119 minut klikania i Twoja skrzynka znowu jest pusta. Mo\u017cesz si\u0119 teraz cieszy\u0107 produktywnym dniem pracy, a zb\u0119dne wiadomo\u015bci nie b\u0119d\u0105 odci\u0105ga\u0107 Ci\u0119 od priorytet\u00f3w. Pami\u0119taj, aby w przerwie na kaw\u0119 zajrze\u0107 do folderu z newsletterami i przejrze\u0107 nowo\u015bci ze swoich ulubionych portali. <\/span><\/p>\n\n\n\n To tylko jeden z wielu mo\u017cliwych wariant\u00f3w konfiguracji Gmaila, kt\u00f3re sprzyjaj\u0105 utrzymywaniu Inbox Zero. Je\u015bli w drodze eksperyment\u00f3w odkryjesz inne ciekawe rozwi\u0105zania, to podziel si\u0119 nimi w komentarzu lub w grupie Google Workspace Polska<\/a><\/span> na Facebooku!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Je\u015bli kiedykolwiek zdarzy\u0142o Ci si\u0119 przeoczy\u0107 wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107 w\u015br\u00f3d dziesi\u0105tek nieodczytanych maili lub otrzyma\u0107 powiadomienie o tym, \u017ce przestrze\u0144 na Twojej poczcie zaczyna si\u0119 ko\u0144czy\u0107, to wyra\u017any znak, \u017ce czas wypracowa\u0107 sobie nowe nawyki zarz\u0105dzania skrzynk\u0105 email. Na szcz\u0119\u015bcie, nie musisz robi\u0107 tego metod\u0105 pr\u00f3b i b\u0142\u0119d\u00f3w. System czynno\u015bci, kt\u00f3re pozwol\u0105 Ci przej\u0105\u0107 kontrol\u0119 nad…<\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":84832,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":7,"_editorskit_typography_data":[],"_editorskit_blocks_typography":"","_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}"},"categories":[563],"tags":[97],"yoast_head":"\nCo to jest Inbox Zero?<\/b><\/h2>\n\n\n\n
Inbox Zero w Gmailu<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\nPodstawy metodyki Inbox Zero<\/b><\/h2>\n\n\n\n
Przywr\u00f3\u0107 swojej skrzynce odbiorczej w\u0142a\u015bciw\u0105 funkcj\u0119 <\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Wprowad\u017a \u015bcis\u0142\u0105 priorytetyzacj\u0119<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Dostosuj ustawienia Gmaila<\/b><\/h2>\n\n\n\n
1. Wy\u0142\u0105cz kategorie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n2. U\u017cywaj gwiazdek<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n3. Jeszcze wi\u0119cej skrzynek<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\nPorz\u0105dki w skrzynce odbiorczej<\/h2>\n\n\n\n
Archiwizacja, ignorowanie a usuwanie wiadomo\u015bci<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Etykiety i filtrowanie w Gmailu<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\nNewslettery poza skrzynk\u0105 odbiorcz\u0105<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n\nSekwencja codziennych czynno\u015bci, kt\u00f3re pozwol\u0105 utrzyma\u0107 Inbox Zero na zawsze<\/b><\/h2>\n\n\n\n